Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen von «ready4future ICT» ist:
Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil, Schweiz.
Datenschutz-Verantwortliche: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin der Alpasana GmbH und Leiterin des Projekts ready4future – nataliya.fiechter@alpasana.ch, Telefon +41 (0)62 561 67 20.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Informationswebsite ready4future.ch sowie für das zugangsgeschützte Verwaltungstool. Sie richtet sich an Besucherinnen und Besucher der Website sowie an Nutzende des Tools (Lernende/Mitarbeitende, Praxispartner – KMU, Schulen und soziale Institutionen –, Berufsbildende und Administration).

3. Welche Personendaten wir bearbeiten

Je nach Rolle und Nutzung bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort (Hash), Rolle, Aktivitätsstatus, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Profildaten Mitarbeitende/Lernende: Vor- und Nachname, Mobil-/Telefonnummer, Adresse, Notfallkontakt, Funktion, Wochenpensum.
• Arbeits- und Leistungsdaten: tägliche Zeiterfassung mit Kategorien (Projekt, Ferien, Krankheit, Weiterbildung), Arbeitsjournale, Abwesenheiten, Aufgaben, Projektmitarbeit, Prüfungen nach dem Vier-Augen-Prinzip, Leistungsnachweise.
• Projekt- und Firmendaten: Angaben zu Praxispartnern und deren Ansprechpersonen, Projektinhalte, hochgeladene Dokumente, Notizen sowie Angaben zur Vertraulichkeitsklassifizierung.
• Kommunikations- und Kalenderdaten: Termine im Terminplaner, projektbezogene Notizen (intern oder «firmensichtbar») sowie E-Mail-Benachrichtigungen.
• KI-Nutzungsprotokoll: Aufzeichnungen darüber, welche KI-Werkzeuge zu welchem Zweck in einem Projekt eingesetzt wurden.
• Dokumente: hochgeladene Dateien inkl. Metadaten (Dateiname, Grösse, Typ, Prüfsumme/Hash).
• Anfragen über das Kontaktformular: Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, Zeitpunkt der Anfrage sowie – zur Abwehr automatisierter Anfragen – das Ergebnis der Sicherheitsfrage. Diese Angaben werden per E-Mail an die Alpasana GmbH (Ansprechperson gemäss Ziffer 1) übermittelt und ausschliesslich zur Beantwortung der Anfrage verwendet; sie werden nach Erledigung, spätestens nach zwölf Monaten gelöscht.
• Abo-Bestellungen von Praxispartnern: Organisation, Anschrift, Ansprechperson, E-Mail-Adresse (zugleich Anmeldename), Telefonnummer, gewähltes Abo und Zahlungsweise, Zeitpunkt der Bestellung, IP-Adresse (Sicherheitsprotokoll) sowie die Bestätigung der E-Mail-Adresse. Daraus entstehen ein Kundendatensatz und ein Benutzerkonto für das Kundenportal; Rechnungs- und Vertragsdaten unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht (Ziffer 8).
• Protokoll-, Sicherheits- und technische Daten: Audit-Protokolle (u. a. Anmeldungen und sicherheitsrelevante Ereignisse, ggf. mit IP-Adresse/Zeitpunkt), Passwort-Zurücksetzungs-Tokens, Portal-Zugangstokens sowie Aufzeichnungen von Zugriffen betreuender Personen (Berufsbildende, Administration).

4. Besonders schützenswerte Personendaten

Bei der Zeiterfassung und bei Abwesenheiten kann die Kategorie «Krankheit» erfasst werden. Solche Angaben können Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des revDSG darstellen. Wir bearbeiten diese ausschliesslich zum Zweck der ordnungsgemässen Absenz- und Arbeitszeitverwaltung im Rahmen des Praxisverhältnisses, beschränken den Zugriff auf die dafür zuständigen Personen (Administration sowie die zugewiesene Berufsbildungsperson) und stützen die Bearbeitung auf die ausdrückliche Einwilligung bzw. auf die Durchführung des Praxis-/Ausbildungsverhältnisses. Erfasst werden grundsätzlich nur die Kategorie «Krankheit», Datum, Dauer und gegebenenfalls eine organisatorische Kurznotiz. Medizinische Diagnosen, Arztzeugnisse oder Angaben zu Behandlungen dürfen im Tool nicht erfasst oder hochgeladen werden, ausser dies wurde im Einzelfall ausdrücklich angeordnet und gesondert abgesichert.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular und Abwicklung von Abo-Bestellungen (Vertragsanbahnung und -erfüllung);
• Betrieb und Verwaltung des Praxisjahres (Konten, Zeiterfassung, Projekte, Betreuung, Leistungsnachweise);
• Ausbildung und Prüfungsvorbereitung der Lernenden, insbesondere KI-gestützte Übungsfragen und Rückmeldungen im Fachgesprächssimulator (siehe Ziffer 7a);
• Zusammenarbeit mit Praxispartnern und Abrechnung des Stundenkontingents;
• Kommunikation (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen zu Projekten und Konten);
• Gewährleistung von IT- und Datensicherheit sowie Missbrauchsverhinderung;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Die Bearbeitung stützt sich je nach Fall auf die Erfüllung bzw. Anbahnung eines Vertrags- oder Ausbildungsverhältnisses, auf ein überwiegendes berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb, auf gesetzliche Pflichten oder auf Ihre Einwilligung. Nach revDSG bedarf die blosse Bearbeitung von Personendaten durch Private keiner besonderen Rechtfertigung, solange die Bearbeitungsgrundsätze (Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz) eingehalten werden.

6. Bekanntgabe an Dritte und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies zur Zweckerreichung erforderlich ist. Eingesetzt werden insbesondere:

• Hosting-/Infrastrukturanbieter: Metanet AG (Schweiz) – Betrieb von Server, Datenbank und Datei-Speicher.
• E-Mail-Versand: für System- und Benachrichtigungs-E-Mails.
• KI-Anbieter für den Fachgesprächssimulator: Anthropic, PBC (USA) – Auftragsbearbeiterin; Einzelheiten in Ziffer 7a.
• Sofern aktiviert: Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365: Kalender und Teams-Besprechungen; Verarbeitung in der EU, gegebenenfalls USA) sowie Stripe Payments Europe Ltd. (Kartenzahlung, sofern angeboten).
• Praxispartner: erhalten Zugriff auf die sie betreffenden Projekte, Stunden und ausdrücklich als «firmensichtbar» markierten Dokumente/Nachrichten.

Mit Hosting-, Mail-, IT- und sonstigen Dienstleistern, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten, schliessen wir vor Beginn der Bearbeitung Auftragsbearbeitungsverträge ab und verpflichten sie, Personendaten nur gemäss unseren Weisungen und unter Einhaltung angemessener Datensicherheit zu bearbeiten. Praxispartner dürfen personenbezogene Projektdaten nur einbringen, wenn sie dazu berechtigt sind und die betroffenen Personen ausreichend informiert wurden.

7. Bekanntgabe ins Ausland und Einsatz von KI-Werkzeugen

Im Rahmen der Projektarbeit können externe KI-Werkzeuge eingesetzt werden, insbesondere Claude (Anthropic), Codex/ChatGPT (OpenAI), GitHub Copilot (Microsoft), Gemini (Google) oder vergleichbare Dienste. Dabei können Eingaben, Ausgaben und technische Nutzungsdaten in die USA oder andere Staaten bekanntgegeben werden. Solche Bekanntgaben stützen wir – soweit erforderlich – auf Angemessenheitsbeschlüsse, auf Zertifizierungen (z. B. Swiss-U.S. Data Privacy Framework), auf Standardvertragsklauseln oder auf eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung.

Standard sind Testdaten sowie anonymisierte oder synthetische Daten. Echte Personendaten aus Kundenprojekten gelangen nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Freigabe des Praxispartners in externe KI-Werkzeuge. Besonders schützenswerte Personendaten, Daten Minderjähriger, Gesundheitsdaten, Geschäftsgeheimnisse sowie als «vertraulich» oder «streng vertraulich» klassifizierte Projektdaten dürfen – ausserhalb des Fachgesprächssimulators nach Ziffer 7a – nicht in externe KI-Werkzeuge eingegeben werden. Der Einsatz von KI wird im Tool protokolliert.

7a. Fachgesprächssimulator

Das Tool enthält einen Fachgesprächssimulator, mit dem Lernende das Fachgespräch der individuellen praktischen Arbeit (IPA) üben. Beim Start eines Tests und bei der Auswertung übermitteln wir Titel und Beschreibung des Projekts, Aufgabentexte, Abnahmekriterien, Testnotizen, Kommentare aus dem Vier-Augen-Test sowie die von der lernenden Person eingegebenen Antworten an die Programmierschnittstelle von Anthropic, PBC, USA (Modellfamilie Claude). Name, Kontakt- und Kontodaten der lernenden Person werden nicht übermittelt; das Feld «Arbeitsumgebung» eines Projekts wird ausgeschlossen. Grundlage der Bekanntgabe in die USA sind Standardvertragsklauseln bzw. – soweit der Anbieter zertifiziert ist – das Swiss-U.S. Data Privacy Framework; mit Anthropic besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag. Gemäss den kommerziellen Bedingungen von Anthropic werden API-Eingaben nicht zum Training von Modellen verwendet. Bei Projekten mit der Klassifizierung «vertraulich» oder «streng vertraulich» erfolgt die Übermittlung nur nach ausdrücklicher Bestätigung im Tool. Zugangsdaten, Personendaten Dritter und Geschäftsgeheimnisse gehören nicht in die übermittelten Felder.

7b. Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Die Punkte und Rückmeldungen des Fachgesprächssimulators werden automatisiert durch ein KI-Modell erzeugt. Sie dienen ausschliesslich der Übung, haben keine Rechtsfolge und sind keine Grundlage für Beurteilungen, Zeugnisse, Lohn- oder Vertragsentscheide. Sie sind für die lernende Person, die zugewiesene Berufsbildungsperson und die Administration sichtbar. Jede lernende Person kann verlangen, dass eine Berufsbildungsperson eine KI-Bewertung überprüft, und ihren Standpunkt darlegen. Sollten wir künftig Entscheidungen mit Rechtsfolge oder erheblicher Auswirkung ausschliesslich automatisiert treffen, informieren wir vorgängig gemäss Art. 21 DSG und gewähren die Anhörung.

8. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Als Richtwerte gelten:

• Zeiterfassung und Absenzen der Mitarbeitenden/Lernenden (inkl. Kategorie «Krankheit», ohne Diagnosen): fünf Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1);
• Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsbelege inkl. Stundenabrechnungen gegenüber Praxispartnern: zehn Jahre (Art. 958f OR);
• Konto-, Profil- und Beurteilungsdaten der Lernenden: Zugang wird beim Austritt deaktiviert; Daten, die für Arbeitszeugnisse oder die Abwehr von Ansprüchen nötig sind, bis zehn Jahre nach Ende des Praxisverhältnisses, übrige Profildaten spätestens ein Jahr nach Austritt;
• Projektinhalte, Dokumente, Notizen und projektbezogene Leistungsdaten der Praxispartner: bis ein Jahr nach Übergabe des Projekts, danach Löschung oder Anonymisierung;
• Fachgesprächssimulator (Fragen, Antworten, Punkte, Rückmeldungen): für die Dauer des Praxisverhältnisses, danach Löschung oder Anonymisierung zu Statistikzwecken;
• Konten von Praxispartnern: bis Ende des Abos plus ein Jahr, Rechnungsdaten zehn Jahre;
• Kontaktanfragen: nach Erledigung, spätestens nach zwölf Monaten;
• E-Mail-Verifikations- und Passwort-Tokens: sieben Tage bzw. bis zur Verwendung;
• Sicherheits- und Audit-Protokolle: in der Regel 12 bis 24 Monate, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

Massgebend ist unser Aufbewahrungs- und Löschkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, u. a.:

• Verschlüsselte Speicherung der Passwörter (Hashing);
• Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) und eine restriktive Content-Security-Policy;
• Validierung und Absicherung von Datei-Uploads;
• Sperre von Konten nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen;
• rollenbasierte Zugriffskontrolle und Vertraulichkeitsklassifizierung von Projekten;
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse (Audit-Log);
• Übertragung über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS).

10. Cookies und Protokolldaten

Website und Tool verwenden ausschliesslich ein technisch notwendiges Session-Cookie (alpasana_work), um Formulare abzusichern und Ihre Anmeldung während des Besuchs aufrechtzuerhalten. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies gesetzt und keine Analyse-Dienste eingebunden. Auf den Informationsseiten wird im Seitenfuss ein Prüfsiegel von ki-console.com (Alpasana GmbH) als Bild geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an diesen Server übermittelt. Der Webserver kann aus Sicherheitsgründen technische Zugriffsdaten (z. B. Zeitpunkt und Art des Zugriffs) protokollieren.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung bzw. Vernichtung von Daten;
• Datenherausgabe/-übertragung in einem gängigen Format;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an Nataliya Fiechter unter nataliya.fiechter@alpasana.ch oder an website@ready4future.ch. Zudem steht Ihnen das Recht zu, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

12. Daten von Minderjährigen

Lernende im Praxisjahr sind in der Regel volljährig. Ist eine lernende Person zu Beginn noch minderjährig, wird der Anstellungs- bzw. Ausbildungsvertrag mit Zustimmung der gesetzlichen Vertretung abgeschlossen; die Datenbearbeitung stützt sich auf dieses Vertragsverhältnis. Wo eine Einwilligung erforderlich ist, kann die urteilsfähige minderjährige Person diese selbst erteilen (Art. 19c ZGB); wir machen die Inhaberinnen und Inhaber der elterlichen Sorge auf diese Datenschutzerklärung aufmerksam. Für den Fachgesprächssimulator (Ziffer 7a) werden Antworten ohne Namens- und Kontaktangaben übermittelt. Die öffentlichen Angebote (Abo-Bestellung, Kontaktformular) richten sich nicht an Minderjährige.

13. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.