Für den Einstieg genügt ein Online-Formular am Handy, dessen Antworten direkt in einer Liste landen. Rapportprogramme für Handwerk und Dienstleistung bringen Fotos, Material und Unterschrift mit. Hat Ihr Rapport eigene Felder und Regeln, etwa Zuschläge oder Freigaben, lohnt sich eine Lösung nach Mass. Für eine solche Lösung, die Papierrapporte ganz ersetzt, rechnen wir bei ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Der Monteur füllt den Rapport am Abend im Auto aus, wenn er sich noch erinnert. Am Freitag landet ein Bündel im Büro, mit unleserlicher Schrift und fehlenden Angaben. Jemand tippt alles ab, fragt nach, rechnet nach. Die Rechnung geht Tage später raus als nötig, und das alles, obwohl die Arbeit längst erledigt ist.
Wer am Abend aufschreibt, was er am Morgen tat, vergisst Details. Das Ergebnis ist ungenau, und das Büro muss nachfragen, was zu Verzögerungen bei der Rechnung führt.
Papier muss physisch ankommen, ein Foto per Chat ist unstrukturiert. Dazwischen liegt immer ein Mensch, der Angaben liest, versteht und erfasst. So vergehen oft Tage, bis ein erledigter Auftrag überhaupt abgerechnet werden kann.
Auf Zetteln steht, was gemacht wurde, aber nicht, wie viel Zeit die einzelnen Arbeiten brauchen. Wer Aufwand und Material auswerten will, muss alles erst von Hand erfassen.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Ein Online-Formular mit Auswahllisten für Auftrag, Tätigkeit und Material, Feld für Stunden und Foto-Upload. Das Formular wird als Link oder App-Symbol aufs Handy gelegt, die Antworten fallen in eine Tabelle.
Ein Rapportprogramm oder eine Handwerker-App mit Aufträgen, Material, Stunden, Fotos und Unterschrift; häufig mit Anbindung an Fakturierung. Achten Sie auf Datenstandort und Kosten pro Person.
Eine Rapport-Anwendung nach Mass: Auftragsliste auf dem Handy, Stunden, Material, Fotos und Unterschrift, Betrieb auch bei schwachem Empfang, dazu im Büro eine Sammelansicht mit Export für die Abrechnung.
Gehen Sie ein Dutzend ausgefüllte Rapporte durch und streichen Sie Felder, die das Büro nie nutzt. Fünf bis acht Angaben genügen meist; je kürzer, desto eher füllt man sie sofort aus.
Legen Sie fest, dass der Rapport am Ende des Einsatzes ausgefüllt wird, nicht am Abend. Wer es sofort tut, erinnert sich genauer und spart Rückfragen, ob mit Papier oder digital.
Hinterlegen Sie Aufträge, Tätigkeiten und Material als Listen. So entfallen Schreibfehler, und das Büro kann Angaben unmittelbar gruppieren, ohne sie vorher aufzuräumen. Ergänzen Sie die Listen regelmässig, wenn neue Arbeiten dazukommen.
Entscheiden Sie, wann Foto oder Unterschrift nötig sind, zum Beispiel bei Abnahmen oder Schäden. Halten Sie fest, wie sie abgelegt werden, damit sie beim Kunden oder bei der Versicherung greifbar sind.
Lassen Sie vier Wochen lang zwei Mitarbeitende digital und alle anderen auf Papier arbeiten und vergleichen Sie Aufwand und Fehler. So prüfen Sie Ihre Lösung, bevor alle wechseln müssen.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen eine Rapport-Anwendung, die am Handy in wenigen Minuten ausgefüllt ist und ihre Daten sofort ins Büro bringt.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Auftrag auswählen, Stunden, Material und Bemerkung eintragen. Auswahllisten und Vorbelegungen sparen Tipparbeit.
Aufnahmen vom Zustand vorher und nachher werden direkt dem Rapport zugeordnet, nicht in einer Galerie vergraben.
Die Kundin oder der Kunde unterschreibt auf dem Display. Der Rapport ist damit bestätigt.
Aus dem Rapport entsteht ein sauberes PDF, das per E-Mail an Kundschaft und Büro geht und beim Auftrag abgelegt wird.
Bei schlechter Verbindung im Keller oder auf dem Land wird zwischengespeichert und später übertragen.
Stunden und Material stehen für die Fakturierung bereit, auf Wunsch als Export, den Bexio oder Abacus nach unserem Kenntnisstand einlesen können.
Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.
Ein angenommenes Beispiel: Ein Sanitärbetrieb mit 14 Mitarbeitenden, davon 9 im Aussendienst, ersetzt den Durchschreibe-Rapport durch eine mobile Lösung.
Papierformular und Abläufe aufnehmen, Pflichtangaben festlegen.
Eingabeformulare, Auswahllisten, Fotos, Unterschrift, Offline-Betrieb.
Übersicht der Rapporte, Freigabe, Suche, PDF-Erzeugung.
Export von Stunden und Material für Ihre Buchhaltung.
Zweite Person testet im Feld-Szenario, Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Schulung für Monteure, Dokumentation, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Nicht zwingend. Die Anwendung läuft im Browser eines gängigen Handys, auch auf privaten Geräten, wenn Sie das erlauben. Klären Sie vorab Regeln zu Datenschutz und Kostenübernahme. Alternativ stellen Sie Firmengeräte oder Tablets zur Verfügung, die am Fahrzeug oder im Lager bleiben.
Das lässt sich einplanen: Die Anwendung speichert Eingaben auf dem Gerät und überträgt sie, sobald wieder Empfang da ist. Ob das für Ihre Einsatzorte nötig ist, besprechen wir im Gespräch. Einfache Formulare im Browser brauchen meist durchgehend eine Verbindung.
Mit einem kurzen, einfachen Rapport, einer persönlichen Einführung von zehn Minuten und einer Ansprechperson für Fragen. Lassen Sie eine Übergangszeit mit Papier zu. Wer merkt, dass es schneller geht als aufschreiben, gewöhnt sich meistens rasch an den neuen Weg.
Eine Anwendung mit Erfassung am Handy, Büroansicht und Export braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.
Auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server der Alpasana in Deutschland (EU); der Speicherort wird je Projekt festgelegt. Entwickelt wird mit erfundenen Beispielen, echte Rapporte verarbeiten wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung. Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz, und Fotos oder Angaben zu Kunden gehen nur mit Ihrer Freigabe an externe KI-Werkzeuge.
Mitarbeitende sollen Rapporte direkt vor Ort erfassen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigene Rapport-App im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Rapportvorlage in Excel, das Büro tippt alles ab? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für die digitale Erfassung. Ab CHF 3'588.
Jede Woche dieselben Daten in Excel kopieren und auswerten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Formulare werden gedruckt, ausgefüllt, gescannt und abgetippt? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Mehrere Personen in einer Excel-Liste, ständig Versionen und Fehler? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Schritt-für-Schritt-Anleitung – ehrlich erklärt.
Angaben aus Formularen, Mails oder PDFs von Hand abtippen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
