Der einfachste Weg ist ein Online-Formular mit Pflichtfeldern, dessen Antworten direkt in einer Tabelle landen. Für Unterschriften, Anhänge und Weiterleitung gibt es Formularprogramme mit mehr Funktionen. Wenn ein Formular mehrere Stationen durchläuft oder Daten in ein anderes System sollen, lohnt sich eine Lösung nach Mass. Für eine solche Lösung mit Ablauf und Übergabe planen wir bei ready4future ICT rund 100 Arbeitsstunden ein.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Ein Antrag wird ausgedruckt, von Hand ausgefüllt, eingescannt, per Mail verschickt und von jemandem erneut in ein System getippt. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und an jedem kann etwas verloren gehen oder falsch gelesen werden. Das Formular selbst ist selten das Problem, wohl aber der Weg, den es nimmt.
Ein Blatt Papier prüft nichts: Pflichtfelder bleiben leer, Zahlen sind unleserlich, Daten stimmen nicht. Jeder Fehler fällt erst auf, wenn jemand die Angaben abtippt oder braucht.
Ausdrucken, ausfüllen, einscannen, versenden, erfassen: Zwischen Antrag und Ergebnis liegen oft fünf Handgriffe. Jeder davon dauert Minuten, und jeder wartet auf jemanden. Das summiert sich bei jedem Antrag zu Tagen Wartezeit.
Wo das Formular gerade ist, steht nirgends. Wer wissen will, ob es angekommen ist, ruft an oder fragt per Mail nach, und das Büro beantwortet täglich dieselben Statusfragen.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Ein Online-Formular (zum Beispiel Microsoft Forms, Google Formulare oder ein Formulardienst Ihrer Website) mit Pflichtfeldern und Auswahllisten. Die Angaben fallen in eine Tabelle; eine Bestätigungsmail geht an die Absenderin.
Ein Formularprogramm mit Vorlagen, Unterschrift, Anhängen, Weiterleitung und Status. Prüfen Sie, wo die Daten liegen, was eine digitale Unterschrift im Alltag rechtlich leistet und wie Sie Daten wieder herausbekommen.
Eine Formularlösung nach Mass: Formulare am Handy oder Computer, Prüfung der Angaben, Unterschrift, Weiterleitung an die richtigen Stellen, Status für alle sichtbar und Übergabe in Ihre Liste oder Ihr Programm.
Legen Sie alle Formulare nebeneinander und notieren Sie, wer sie ausfüllt, wohin sie gehen und wie oft. Meist sind drei oder vier für den Grossteil des Aufwands verantwortlich; beginnen Sie dort.
Streichen Sie Felder, deren Angaben Sie schon besitzen, und fragen Sie nichts doppelt ab. Je kürzer das Formular, desto eher wird es vollständig ausgefüllt, und desto weniger Rückfragen entstehen.
Halten Sie fest, wer das Formular nach dem Absenden erhält, wer prüft und wer entscheidet. Schon diese Skizze vermeidet Stillstand und ist die Grundlage jeder digitalen Lösung.
Legen Sie fest, welche Angaben immer nötig sind und welches Format sie haben, etwa Postleitzahl oder Datum. So erkennt das Formular viele Fehleingaben sofort. Fragen Sie Personendaten ab, gehört ein kurzer Datenschutzhinweis ins Formular.
Stellen Sie zuerst das häufigste Formular um und sammeln Sie zwei Wochen lang Rückmeldungen. Erst dann folgen weitere; so gewöhnen sich alle schrittweise an den neuen Weg.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen digitale Formulare, die geprüft ausgefüllt werden und ihre Angaben ohne Abtippen dorthin bringen, wo sie gebraucht werden.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Das Formular funktioniert am Handy und PC, mit Pflichtfeldern, Hilfetexten und Prüfungen wie Postleitzahl oder Datum.
Dokumente und Fotos lassen sich anhängen. Wo nötig, wird eine Bestätigung oder Unterschrift im Formular erfasst.
Jede Einreichung wird geordnet gespeichert, mit Nummer und Zeitstempel, und lässt sich später wiederfinden.
Die zuständige Person wird informiert, setzt den Status und antwortet über das System. Einreichende sehen den Stand.
Angaben werden bei Bedarf in Excel-Listen, Datenbank oder Buchhaltung übertragen, ohne neuen Tippvorgang.
Fristen werden hinterlegt. Das System meldet, wann Unterlagen gelöscht oder archiviert werden sollen.
Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.
Ein angenommenes Beispiel: Ein Alters- und Pflegeheim mit 60 Mitarbeitenden digitalisiert Anträge für Ferien, Schichttausch und Materialbestellung, die bisher auf Papier zirkulieren.
Bestehende Papierformulare und Abläufe aufnehmen, Zuständigkeiten klären.
Online-Formulare mit Pflichtfeldern, Anhängen, Mehrstufigkeit.
Weiterleitung, Statusführung, Benachrichtigungen, Ablage mit Fristen.
Übergabe an Liste oder Zielsystem, Export für Auswertungen.
Zweite Person testet Sonderfälle, Berechtigungen und Datenschutz; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Das hängt vom Zweck ab. Für interne Anträge und Meldungen genügt ein nachvollziehbares digitales Formular meist. Bei Verträgen, Vollmachten oder behördlichen Eingaben gelten besondere Formvorschriften. Klären Sie das im Zweifel mit einer Fachperson, bevor Sie ein Papierformular ersetzen.
Behalten Sie bis auf Weiteres einen Papierweg bei und erfassen Sie diese Formulare selbst im digitalen System. So haben Sie alle Daten an einem Ort, und die Kundschaft entscheidet selbst, wann sie umsteigt. Mit der Zeit nimmt der Anteil Papier von selbst ab.
Mit Pflichtfeldern, Auswahllisten statt Freitext und sofortiger Rückmeldung bei Fehlern. Zeigen Sie nur Felder, die für die Person relevant sind, und halten Sie das Formular so kurz wie möglich. So sinkt die Zahl der Rückfragen deutlich.
Eine Lösung mit Formularen, Ablauf, Status und Übergabe braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.
Entwickelt wird mit erfundenen Beispieldaten. Echte Angaben verarbeiten wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung; sie liegen auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server der Alpasana in Deutschland (EU), festgelegt je Projekt. Zugriffe lassen sich nach Rollen beschränken, und sensible Daten gehen nur mit Ihrer ausdrücklichen Freigabe an KI-Werkzeuge.
Formulare online erstellen, ausfüllen lassen und Antworten direkt weiterverarbeiten? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Anträge und Rechnungen gehen per Mail verloren, niemand weiss den Stand? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Papierrapporte kommen erst am Freitag ins Büro und müssen abgetippt werden? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Angaben aus Formularen, Mails oder PDFs von Hand abtippen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Jede Woche dieselben Daten in Excel kopieren und auswerten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Der Einsatzplan in Excel ist unterwegs selten aktuell? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
