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Problem lösen · Einsatzplanung

Einsatzplanung ohne Excel: Wie steigen wir um, wenn der Plan unterwegs selten aktuell ist?

Ein Plan, den alle auf dem Handy sehen, ist der erste Schritt: Legen Sie die Datei in eine gemeinsame Cloud-Ablage und bearbeiten Sie sie dort, statt Ausdrucke zu verteilen. Genügt das nicht, weil Änderungen, Krankheit oder Absenzen untergehen, helfen Planungsprogramme für Handwerksbetriebe. Bei besonderen Abläufen lohnt sich ein Planungswerkzeug nach Mass, für das ready4future ICT im Musterbeispiel rund 100 Arbeitsstunden rechnet.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum der Einsatzplan nur bis zum ersten Anruf stimmt

Der Wochenplan hängt als Ausdruck im Büro oder liegt als Datei im Ordner. Montagmorgen meldet sich jemand krank, ein Kunde verschiebt, und der Plan stimmt nicht mehr. Die Neuigkeiten erreichen die Mitarbeitenden über Anrufe und Nachrichten, in verschiedener Reihenfolge. Wer unterwegs ist, arbeitet leicht mit einem Stand von gestern.

Ein Plan gilt nur, bis er sich ändert

Excel zeigt einen Moment, keinen Verlauf. Sobald sich Kranke, Kundentermine oder Material ändern, stimmt die Datei nicht mehr, und die Neuigkeit erreicht die Leute im Aussendienst nur über Telefonate.

Der Plan liegt im Büro, die Arbeit draussen

Wer unterwegs arbeitet, hat nur ein Handy. Grosse Tabellen lassen sich dort kaum lesen, also schickt das Büro Fotos oder Nachrichten, und jede Version lebt weiter.

Die Planung hängt an einer Person

Wer plant, trägt Wissen über Fähigkeiten, Autos und Kunden im Kopf. Fällt diese Person aus, fehlt nicht nur der Plan, sondern auch die Logik dahinter, und eine Vertretung muss raten.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Den Plan in einer geteilten Datei in der Cloud führen (OneDrive, SharePoint oder Google Drive), dort mit Farben je Team, einer Spalte je Tag und einem Änderungsprotokoll, in dem steht, wer wann was geändert hat. Die Mitarbeitenden öffnen die Datei am Handy statt am Ausdruck.

Sinnvoll, wenn
Kleines Team, wenige Einsätze pro Tag, eine planende Person.
Grenzen
Die Ansicht am Handy ist unhandlich; Änderungen werden nicht aktiv gemeldet, und eine Doppelbelegung erkennt niemand automatisch.
Aufwand
Ein Tag Einrichtung und Einführung, keine Zusatzkosten bei vorhandenem Abo.
Weg 2

Fertige Software

Ein Planungsprogramm mit Kalenderansicht, Zuteilung und Meldungen aufs Handy, oft als Einsatz- oder Dispositionsprogramm für Handwerksbetriebe angeboten. Auch Microsoft 365 hat Planungs- und Kalenderfunktionen.

Sinnvoll, wenn
Ihre Abläufe entsprechen dem, was Standardprogramme bieten, und Sie wollen rasch starten.
Grenzen
Lizenzen pro Person; Sonderfälle wie Teams mit Fahrzeugbindung oder Sperrzeiten gehen oft nicht, und Daten liegen beim Hersteller.
Aufwand
Einige Wochen Auswahl und Einführung, danach monatliche Gebühren pro Person.
Weg 3

Lösung nach Mass

Ein Planungstool nach Mass: Einsätze mit Zeit, Ort, Team und Fahrzeug, Absenzen werden berücksichtigt, Änderungen gehen per Nachricht an die Betroffenen. Im Büro gibt es eine Wochenansicht, unterwegs eine einfache Tagesliste.

Sinnvoll, wenn
Mehrere Teams, Abhängigkeiten zwischen Personen, Fahrzeugen und Aufträgen, und fertige Programme passen nicht.
Grenzen
Der Planungsablauf muss einmal sauber beschrieben werden, und die Mitarbeitenden müssen mit dem Handy umgehen können.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für Planung, Absenzen, Tagesliste und Benachrichtigung.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Einsatzarten sammeln

    Schreiben Sie auf, welche Arten von Einsätzen es gibt, wie lange sie dauern und was dafür nötig ist: Person, Fahrzeug, Werkzeug. Daraus ergibt sich die Struktur jedes künftigen Plans.

  2. 2

    Eine Wahrheit bestimmen

    Erklären Sie genau eine Fassung des Plans zur gültigen, zum Beispiel in der Cloud-Datei, und schaffen Sie Ausdrucke ab. Wer etwas wissen will, öffnet die Datei, nicht die Mailbox von gestern.

  3. 3

    Ändern nach Regel

    Legen Sie fest, wer den Plan ändern darf und wie die Betroffenen davon erfahren: kurze Nachricht in der Teamgruppe oder Anruf bei dringenden Fällen. So wissen alle, wo sie nachschauen.

  4. 4

    Absenzen einbauen

    Führen Sie Ferien, Krankheit und Schulung im selben Plan oder zumindest in einer verknüpften Ansicht. Ein Plan, der Absenzen nicht kennt, wird jeden Montag neu geflickt.

  5. 5

    Wöchentlicher Rückblick

    Schauen Sie jeden Freitag zehn Minuten auf die Woche zurück: Wo musste kurzfristig umgeplant werden, und warum? Das zeigt, wo die Planung wirklich Verbesserung braucht.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wie viele Personen und Teams werden eingeplant?
  2. Welche Einsatzarten und Fahrzeuge gibt es?
  3. Wie oft ändert sich der Plan am gleichen Tag?
  4. Wer soll den Plan sehen, wer ändern?
  5. Welche Geräte haben die Mitarbeitenden unterwegs?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So planen Ihre Einsätze für alle sichtbar und aktuell

Wir bauen ein Planungstool, in dem das Büro plant und die Mitarbeitenden unterwegs den aktuellen Stand auf dem Handy sehen.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Teamkalender mit Wochenansicht

Personen und Einsätze als vertraute Übersicht, per Ziehen verschiebbar. Farben zeigen Auftrag, Standort oder Art der Arbeit.

Konflikte erkennen

Doppelbelegung, Einsatz in der Ferienwoche oder fehlende Qualifikation werden beim Eintragen angezeigt.

Änderungen melden

Wer von einer Änderung betroffen ist, erhält sie automatisch per E-Mail oder Meldung. Die Änderungsübersicht zeigt, was sich verschoben hat.

Plan am Handy

Mitarbeitende sehen eigene Einsätze, Adresse und Hinweise. Eine Rückmeldung «gelesen» oder «unterwegs» ist möglich.

Abwesenheiten integriert

Ferien, Krankheit und Weiterbildung blockieren Zeiten, ohne dass die Planung sie separat abgleichen muss.

Auswertung der Auslastung

Geplante Stunden je Person und Woche, Export nach Excel für Lohn oder Reporting.

Kurzfilm (Animation), 2 Minuten

Vom Auftrag bis zur Abnahme: So entsteht Ihre Lösung

Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So sieht ein Einsatzplan-Projekt mit rund 100 Stunden aus

Ein angenommenes Beispiel: Ein Reinigungsbetrieb mit 35 Mitarbeitenden an wechselnden Objekten plant bisher in einer Excel-Mappe pro Woche und will einen Plan, der sich nach Änderungen selbst aktualisiert.

1

Plan und Regeln aufnehmen · 12 Std.

Wie wird heute geplant? Objekte, Teams, Qualifikationen und Sonderregeln erfassen.

2

Stammdaten · 10 Std.

Personen, Objekte, Einsatzarten, Übernahme der Excel-Vorlage.

3

Kalender und Konflikte · 34 Std.

Wochenplan, Verschieben, Prüfungen, wiederkehrende Einsätze.

4

Meldungen und Handy-Ansicht · 22 Std.

Änderungsmitteilungen, persönliche Ansicht, Rückmeldungen.

5

Prüfen · 14 Std.

Zweite Person spielt Krankmeldungen und Verschiebungen durch; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

6

Übergabe · 8 Std.

Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Für den Einstieg
Basic
3'588.– CHF / 12 Monate
108 Stunden · oder 12 × CHF 299 · rund CHF 33 pro Stunde, wenn Sie alle Stunden beziehen
Für kleinere Betriebe, Schulen und Institutionen mit einzelnen Aufgaben übers Jahr.
Basic buchen
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • sich Einsätze kurzfristig ändern.
  • mehrere Personen planen oder den Plan einsehen.
  • Mitarbeitende den Plan am Handy brauchen.
  • Sie nachvollziehen wollen, wann und warum etwas geändert wurde.

Eher nicht, wenn …

  • Ihr Plan sich kaum ändert; dann reicht ein sauber geführtes Excel.
  • Sie eine vollständige Tourenoptimierung mit Routenberechnung suchen.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Excel-Einsatzplan ersetzen

Reicht eine geteilte Excel-Datei in der Cloud wirklich aus?

Für ein kleines Team mit einer planenden Person und wenigen Einsätzen oft ja. Alle sehen denselben Stand, Ausdrucke fallen weg. Probleme entstehen, wenn mehrere Personen gleichzeitig planen oder wenn Absenzen und Fahrzeuge zusammenspielen sollen; dann geht Excel schnell an seine Grenzen.

Wie erfahren Mitarbeitende unterwegs von kurzfristigen Änderungen?

Entweder über eine Teamgruppe, die verbindlich genutzt wird, oder über ein Programm, das bei jeder Änderung eine Nachricht aufs Handy schickt. Wichtig ist, dass es einen einzigen Ort gibt, den man im Zweifel öffnet, und dass dort der neuste Plan liegt.

Was muss ein Plan können, damit er im Alltag taugt?

Er sollte Personen, Zeiten, Orte und Fahrzeuge zeigen, Absenzen berücksichtigen, Änderungen nachvollziehbar machen und auf dem Handy lesbar sein. Alles darüber hinaus, wie Routen oder Auslastungsauswertung, ist schön, aber erst der zweite Schritt, wenn die Grundlagen laufen.

Wie viele Stunden braucht ein Planungstool nach Mass?

Ein Planungstool mit Wochenansicht, Absenzen, Tagesliste und Benachrichtigung braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588, ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.

Was passiert mit den bisherigen Plänen?

Laufende Einsätze werden aus Ihrer Excel-Datei übernommen und geprüft. Bis das neue Tool läuft, arbeiten Sie parallel mit der alten Datei weiter, damit Sie jederzeit zurückgehen können. Auf Wunsch exportieren wir Pläne später wieder nach Excel.

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