Legen Sie zuerst fest, welches Programm für Kundendaten das führende ist, und lassen Sie die anderen nur lesen oder importieren. Oft genügt dafür eine regelmässige Importfunktion oder eine fertige Kopplung. Erst wenn mehrere Programme zurückschreiben müssen, ist eine Abgleichslösung nach Mass sinnvoll.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Eine Kundin zieht um, und die neue Adresse steht in der Buchhaltung, aber nicht im CRM oder im Lieferschein. Solche Lücken entstehen, weil jedes Programm seine eigene Kundenliste hat und niemand die Listen gleichzeitig nachführt. Jede einzelne Eingabe ist harmlos, doch zusammen kosten sie Zeit, produzieren Rückfragen und sorgen für unsaubere Rechnungen.
Buchhaltung, CRM und Auftragsverwaltung führen je eine Kundenliste. Sie wurden unabhängig angeschafft, also fehlt eine gemeinsame Quelle, auf die sich alle stützen. Ändert sich eine Angabe, weiss das andere Programm nichts davon und führt den alten Stand weiter.
Eine Adresse zu tippen dauert Sekunden. Dass es sich bei vielen Kunden, Programmen und Wiederholungen summiert, merkt niemand, bis die Fehler sichtbar werden. Die Fehler dagegen kosten richtig, etwa wenn eine Rechnung an die alte Adresse geht.
Die IT sieht Programme, die Fachleute sehen Aufgaben. Für die Nahtstelle dazwischen ist niemand zuständig, und jede arbeitet im eigenen Bereich weiter, so gut es geht.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Bestimmen Sie ein führendes Programm je Datenart und nutzen Sie dessen Export als einzige Quelle. Eine Anleitung, wer wann importiert, und eine Prüfliste gegen Tippfehler machen die Handarbeit ordentlicher.
Eine fertige Kopplung zwischen Ihren Programmen, die der Hersteller oder ein Vermittlungsdienst anbietet, oder ein Programm, das mehrere Bereiche abdeckt (etwa Bexio oder Abacus mit Kundenverwaltung).
Eine zentrale Stammdaten-Pflege mit Verbindung zu Ihren Programmen: Sie erfassen einmal, die Anwendung verteilt Änderungen nach Ihren Regeln, meldet Konflikte und führt ein Änderungsprotokoll, das zeigt, wer wann was geändert hat.
Schreiben Sie auf, welche Angaben mehrfach stehen: Adresse, Kontaktperson, Zahlungsbedingung, Preisstufe. Je Datenart wird später genau ein Programm zuständig sein. Notieren Sie auch, wie oft sich diese Angaben ändern; das zeigt, wo es am meisten bringt.
Fragen Sie sich je Datenart, wo sie zuerst entsteht oder am sorgfältigsten gepflegt wird. Dort wird künftig geändert, alle anderen erhalten nur eine Kopie. Schreiben Sie die Entscheidung mit Datum auf, damit sie auch neuen Mitarbeitenden klar ist.
Vereinbaren Sie im Team schriftlich: Änderungen nur im führenden Programm. Hängen Sie die Regel sichtbar auf, bis sie selbstverständlich ist; sie wirkt bei jeder Lösung.
Vergleichen Sie die Kundenlisten einmal gegeneinander, am einfachsten als Tabelle, und gleichen Sie Unterschiede ab. Sonst überträgt jede Lösung die alten Fehler weiter. Das lohnt sich besonders bei Adressen, Telefonnummern und Zahlungsbedingungen.
Wählen Sie zehn Kundinnen aus, ändern Sie gezielt je ein Feld und prüfen Sie, ob die Änderung überall ankommt. Wiederholen Sie den Test nach jeder Anpassung.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir verbinden Ihre Programme so, dass Angaben an einer Stelle entstehen und überall aktuell ankommen.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Pro Datenart ein führendes System: Kunden im CRM, Rechnungsdaten in der Buchhaltung. Änderungen fliessen in eine Richtung.
Neue oder geänderte Stammdaten werden in die anderen Systeme übertragen, sofort oder in festen Abständen.
Ähnliche Kunden oder Adressen werden erkannt und zur Entscheidung vorgelegt, statt automatisch zusammengeführt.
Beim Erfassen schlägt das System vorhandene Kunden vor. So entsteht gar keine neue Dublette.
Jede Übertragung ist festgehalten. Was nicht übertragen werden konnte, steht auf einer Liste mit Grund.
Bestehende Abweichungen werden zu Beginn aufgelistet und gemeinsam bereinigt, bevor der Abgleich startet.
Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.
Ein angenommenes Beispiel: Eine Handelsfirma mit 25 Mitarbeitenden führt Kundendaten in Buchhaltung, Auftragsverwaltung und Newsletter-Tool und will sie nur noch an einer Stelle pflegen.
Welches System führt welche Daten? Felder und Schnittstellen (automatische Verbindungen zwischen Programmen) der Systeme prüfen.
Bestehende Dubletten und Abweichungen auflisten, mit Ihnen klären.
Übertragung in die Zielsysteme, Zuordnung der Felder, Wiederholung bei Ausfall.
Vorschlag bestehender Kunden, Fehlerliste, Protokoll.
Zweite Person testet mit Änderungen und Sonderfällen; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Es ist das Programm, in dem eine Angabe eingegeben und geändert wird. Alle anderen übernehmen sie von dort. Bei einem Widerspruch ist so klar, welcher Wert gilt. Ohne diese Festlegung gleicht jede Verbindung Daten ab, die niemand verantwortet.
Disziplin hilft, ist aber störanfällig: Wer unter Zeitdruck arbeitet, ändert dort, wo er gerade ist. Besser ist, die Regel mit einer technischen Lösung zu stützen, sodass der falsche Weg gar nicht mehr nötig ist. Beides zusammen bringt die besten Ergebnisse.
Zählen Sie eine Woche lang, wie oft jemand dieselbe Angabe zum zweiten Mal tippt, und multiplizieren Sie mit der Dauer. Zählen Sie dazu die Rückfragen und Korrekturen. Oft kommt mehr zusammen, als man denkt, und das ist die beste Grundlage für die Entscheidung.
Ein Abgleich zwischen zwei bis drei Programmen mit klaren Regeln braucht im Musterbeispiel rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588, ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.
Sie erhalten Quellcode, Dokumentation und Abnahmedokument. Nach vollständiger Bezahlung erhalten Sie das ausschliessliche, unbefristete Recht, die für Sie erstellten Teile zu nutzen und weiterentwickeln zu lassen; für wiederverwendbare Bausteine und Open-Source-Teile gilt ein einfaches Nutzungsrecht bzw. deren Lizenz. Die Technik ist gängig, sodass auch andere Informatikfirmen sie weiterführen können. Eine Betreuung durch uns ist möglich, aber nicht verpflichtend.
Angaben aus Formularen, Mails oder PDFs von Hand abtippen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Anfragen bleiben im gemeinsamen Postfach liegen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für kleine Teams. Jahrespaket ab CHF 3'588.
Excel-Listen aus verschiedenen Abteilungen von Hand zusammenkopieren? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Jahrespaket ab CHF 3'588.
Anträge und Rechnungen gehen per Mail verloren, niemand weiss den Stand? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Papierchecklisten werden ausgefüllt und nie angeschaut? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für die digitale Checkliste. Ab CHF 3'588.
Rapportvorlage in Excel, das Büro tippt alles ab? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für die digitale Erfassung. Ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
