Problem lösen · Excel im Team

Excel-Liste, an der mehrere Personen arbeiten: Wie werden wir das Versionschaos los?

Wenn mehrere Personen dieselbe Excel-Liste pflegen, hilft zuerst eine gemeinsame Ablage mit gleichzeitiger Bearbeitung (zum Beispiel in Microsoft 365). Reicht das nicht, weil Regeln, Rechte oder Verlauf fehlen, ist ein eigenes kleines Programm im Browser der saubere Weg: Alle arbeiten in derselben Datenbasis, mit Pflichtfeldern und einem Protokoll, wer wann was geändert hat. Für ein solches Werkzeug rechnet ready4future ICT im Musterbeispiel mit rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Wenn Excel ein Geschäftsprozess geworden ist

Die Datei heisst «Aufträge_neu_final_2_Beat.xlsx», und es gibt drei davon. Jede Person arbeitet in ihrer Kopie, am Freitag wird gesammelt und von Hand zusammengeführt. Wer dabei ein Blatt überschreibt, bemerkt es meist nicht.

Excel ist für eine Person gebaut

Eine Tabelle kennt keine Rollen, keine Pflichtfelder und keine Sperre pro Datensatz. Sobald mehrere Leute gleichzeitig schreiben, entstehen Kopien und Konflikte.

Die Liste ist gewachsen, der Ablauf nicht

Was als Übersicht begann, ist heute ein Geschäftsprozess mit Status, Terminen und Zuständigen. Die Datei bildet das nur mit Farben und Kommentaren ab.

Wissen steckt in Formeln

Berechnungen und Regeln liegen versteckt in Zellen. Niemand prüft sie, und eine falsch kopierte Formel verfälscht still alle Zahlen.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Die Datei in eine gemeinsame Ablage legen (OneDrive, SharePoint oder Google Drive) und dort gleichzeitig bearbeiten. Dazu Blätter schützen, Dropdowns statt Freitext und eine klare Regel, wer was ändert.

Sinnvoll, wenn
Bis etwa fünf Personen, einfache Liste, keine sensiblen Daten.
Grenzen
Keine echten Rechte pro Zeile, kein verlässlicher Verlauf, Formeln bleiben fehleranfällig.
Aufwand
Ein bis zwei Tage Einrichtung, keine Zusatzkosten bei vorhandenem Microsoft 365.
Weg 2

Fertige Software

Ein Standardwerkzeug für genau diesen Zweck, zum Beispiel ein Projekt-, CRM- oder Auftragsprogramm aus der Schweiz oder eine Listen-App wie Microsoft Lists.

Sinnvoll, wenn
Ihr Ablauf entspricht weitgehend dem, was das Programm vorsieht.
Grenzen
Laufende Lizenzkosten pro Person; Sonderfälle passen oft nicht, und man arbeitet um die Software herum.
Aufwand
Einige Wochen Auswahl und Einführung, danach monatliche Gebühren.
Weg 3

Lösung nach Mass

Ein eigenes kleines Programm im Browser, das genau Ihre Spalten, Regeln und Abläufe abbildet: alle arbeiten gleichzeitig, mit Rollen, Pflichtfeldern, Änderungsprotokoll und Export nach Excel, wenn jemand ihn braucht.

Sinnvoll, wenn
Die Liste ist geschäftskritisch, mehrere Personen arbeiten täglich damit, und fertige Programme passen nicht.
Grenzen
Braucht einen klaren Auftrag und jemanden, der Fragen zum Ablauf beantwortet.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für eine zentrale Liste, Daten werden übernommen.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Bestandsaufnahme machen

    Notieren Sie, wer die Liste nutzt, wofür, und welche Spalten wirklich gebraucht werden. Streichen Sie alles, was niemand liest.

  2. 2

    Eine gültige Version bestimmen

    Führen Sie alle Kopien einmal zusammen und erklären Sie diese Datei als einzige Wahrheit. Alte Versionen in einen Archivordner, nicht löschen.

  3. 3

    Regeln festhalten

    Wer darf was ändern? Welche Felder sind Pflicht? Welche Werte sind erlaubt? Schreiben Sie das auf eine Seite – das braucht jede Lösung.

  4. 4

    Formeln prüfen

    Lassen Sie eine zweite Person die wichtigsten Berechnungen an drei Beispielen nachrechnen. So finden Sie stille Fehler, bevor Sie umziehen.

  5. 5

    Weg wählen und klein starten

    Entscheiden Sie anhand der drei Wege oben. Starten Sie mit einer Abteilung oder einem Teil der Liste und erweitern Sie erst, wenn es läuft.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wie viele Personen arbeiten mit der Liste, und wer davon schreibt?
  2. Welche Spalten braucht es wirklich, und welche sind Pflicht?
  3. Welche Berechnungen oder Auswertungen macht die Datei heute?
  4. Welche Daten sind heikel (Personen, Gesundheit, Löhne)?
  5. Was soll in einem Jahr anders sein als heute?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

Was Ihr Excel-Nachfolger können kann

Wir übernehmen, was in Ihrer Tabelle gut funktioniert, und ersetzen, was Probleme macht.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Eine Liste für alle

Alle arbeiten gleichzeitig im selben Bestand, auch am Handy. Keine Kopien, kein Zusammenführen am Freitag.

Vertraute Ansicht

Die Tabellenansicht bleibt als Liste erhalten, mit Sortieren, Filtern und Suche, ergänzt um Eingabeformulare für die einzelnen Einträge.

Rollen und Pflichtfelder

Wer darf was ändern? Angaben, die in jedem Eintrag gebraucht werden, sind Pflicht. Formeln sind in der Anwendung fest eingebaut und nicht versehentlich zu löschen.

Verlauf und Wiederherstellung

Jede Änderung ist mit Person und Zeitpunkt gespeichert. Ein falscher Eintrag lässt sich auf den früheren Stand zurücksetzen.

Übernahme der Altdaten

Ihre bisherigen Excel-Zeilen werden importiert und beim Übertragen auf Fehler und Doppelte geprüft.

Export nach Excel

Wer eine Auswertung in Excel machen will, exportiert mit einem Klick. Excel bleibt für Berechnungen im Einsatz, wo es stark ist.

Erklärvideo, 2 Minuten

So läuft es mit ready4future: von Ihrer Aufgabe zum geprüften Ergebnis

Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So sieht ein Ablöse-Projekt mit rund 100 Stunden aus

Ein angenommenes Beispiel: Ein Installationsgeschäft mit 20 Mitarbeitenden führt offene Aufträge in einer Excel-Mappe, die alle im Büro und die Monteure auf Papierkopien nutzen.

1

Mappe analysieren · 12 Std.

Spalten, Formeln, Farben und versteckte Blätter durchgehen und die Regeln dahinter aufschreiben.

2

Ablauf festlegen · 10 Std.

Wer trägt was ein, wer gibt frei? Gemeinsam mit Ihnen den Ablauf vereinfachen.

3

Programm bauen · 42 Std.

Liste, Eingabeformulare, Filter, Rechte, Berechnungen und Verlauf.

4

Daten übernehmen · 10 Std.

Import der alten Zeilen, Bereinigung, Kontrolle auf Vollständigkeit.

5

Prüfen · 16 Std.

Zweite Person vergleicht Berechnungen mit der Excel-Mappe; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

6

Einführung · 10 Std.

Kurze Schulung, Dokumentation, Abnahmedokument, Parallelphase mit der alten Datei.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Mehrere Personen mit Kopien derselben Tabelle arbeiten.
  • die Tabelle für den Betrieb unverzichtbar geworden ist.
  • Sie nachvollziehen wollen, wer etwas geändert hat.
  • das Wissen um die Formeln an einer einzigen Person hängt.

Eher nicht, wenn …

  • die Tabelle hauptsächlich rechnet und nur von einer Person genutzt wird; dann ist Excel das richtige Werkzeug.
  • Sie gleich zehn Dateien auf einmal ablösen möchten; wir empfehlen, mit der wichtigsten zu beginnen.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Excel-Versionschaos lösen

Müssen wir alles auf einmal umstellen?

Nein. Wir empfehlen, mit der wichtigsten Tabelle zu starten und eine Weile parallel zu arbeiten. Erst wenn sich die neue Lösung bewährt hat, wird die Excel-Datei stillgelegt. So sinkt das Risiko, und das Team gewöhnt sich Schritt für Schritt um.

Werden unsere Formeln übernommen?

Die dahinterliegenden Regeln, ja. Wir lesen die Formeln, schreiben sie als Berechnungsregeln auf und legen sie Ihnen zur Bestätigung vor. Dabei fallen oft auch Fehler auf, die lange unbemerkt blieben. Berechnete Werte vergleichen wir danach mit Ihrer alten Datei.

Wie viele Stunden braucht es, eine Excel-Tabelle abzulösen?

Eine zentrale Tabelle in ein eigenes Programm zu überführen braucht meist rund 100 Stunden. Einen Festpreis oder Termin sagen wir nicht zu. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung, ohne MWST; Zusatzstunden CHF 39. Nicht bezogene Stunden verfallen.

Wo sind die Daten danach gespeichert?

In einer Datenbank auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server der Alpasana in Deutschland (EU); den Speicherort legen wir mit Ihnen fest. Entwickelt wird mit anonymisierten Auszügen. Echte Daten verwenden wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, und sensible Daten gehen nur mit dieser Freigabe in externe KI-Werkzeuge.

Bleiben wir von Ihnen abhängig?

Sie haben die Wahl. Sie erhalten Quellcode, Dokumentation und Abnahmedokument. Nach vollständiger Bezahlung erhalten Sie das ausschliessliche, unbefristete Recht, die für Sie erstellten Teile zu nutzen und weiterentwickeln zu lassen; für wiederverwendbare Bausteine und Open-Source-Teile gilt ein einfaches Nutzungsrecht bzw. deren Lizenz. Das Werkzeug nutzt gängige Technik, die auch andere Informatikfirmen übernehmen können. Auf Wunsch betreuen wir es weiter.

Sprechen wir über Ihr Problem

Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.

Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.

Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil