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Problem lösen · Dateneingabe

Daten automatisch aus Formularen übernehmen: Wie hören wir mit dem Abtippen auf?

Wenn Angaben über ein Online-Formular eingehen, lassen sie sich ohne Abtippen direkt in eine Tabelle schreiben. Für Mails und PDFs gibt es Hilfsprogramme, die Felder auslesen, mit Prüfung durch einen Menschen. Wenn Ihre Daten in ein bestehendes Programm fliessen oder Regeln prüfen müssen, lohnt sich eine Erfassung nach Mass. Für eine solche Erfassung mit Prüfschritt rechnen wir bei ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum Daten von Hand abgetippt werden müssen

Eine Bestellung kommt per Mail, wird in die Warenwirtschaft getippt, dann in eine Excel-Liste für die Disposition und schliesslich noch in den Lieferschein. Drei Mal dieselben Zahlen, drei Mal die Chance auf einen Fehler. Weil jede einzelne Eingabe klein wirkt, wird sie selten hinterfragt, bis eine falsche Lieferung teuer wird.

Die Daten kommen unstrukturiert herein

Per Mail, PDF, Foto oder Telefon, ohne festes Format. Jede Eingabe muss von einem Menschen gelesen, verstanden und übertragen werden, auch wenn das Ergebnis immer in dieselben Felder gehört.

Ein Programm ist nicht offen

Bestellsystem oder Buchhaltung bieten keine Möglichkeit, Daten direkt anzunehmen. Also wird in einer Zwischenliste gesammelt und später noch einmal erfasst, mit dem Risiko doppelter Fehler.

Handarbeit scheint billig

Eine Eingabe dauert nur Minuten. In der Summe, mit Fehlern und Rückfragen, wird daraus aber ein spürbarer Kostenblock, weil die Arbeit jede Woche wiederkehrt und nie zu Ende ist.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Ein Online-Formular (zum Beispiel Microsoft Forms oder Google Formulare) statt Mail oder Papier: Antworten landen direkt in einer Tabelle, mit Pflichtfeldern und Auswahllisten. Der Link wird in Mail-Signatur und Webseite gesetzt.

Sinnvoll, wenn
Die Daten sind gleichartig, die Absender bereit, ein Formular auszufüllen.
Grenzen
Kunden, die weiter Mails schicken, bleiben Handarbeit; Prüfregeln und Weiterleitung an andere Programme sind begrenzt.
Aufwand
Ein halber Tag für Formular und Tabelle.
Weg 2

Fertige Software

Ein Programm, das Daten aus Mails oder PDFs ausliest (Texterkennung) oder Formulare mit Anbindung an Ihre Buchhaltung oder Ihr Auftragsprogramm anbietet. Das Ergebnis wird von einer Person kontrolliert.

Sinnvoll, wenn
Gleichartige Dokumente in grosser Zahl, etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen.
Grenzen
Die Erkennung macht Fehler, vor allem bei unklaren Vorlagen; Gebühren je Dokument; Sonderlayouts werden oft schlecht erkannt.
Aufwand
Einige Tage Einrichtung, danach laufende Kosten je Menge.
Weg 3

Lösung nach Mass

Eine Erfassung nach Mass: Formular oder Mail-Eingang, automatische Prüfung der Angaben, Übergabe an Ihre Liste oder Ihr Programm und eine Kontrollansicht für Unklares. Fehler werden gemeldet, nicht still durchgelassen.

Sinnvoll, wenn
Mehrere Quellen, eigene Regeln, und die Daten müssen in ein bestehendes System weiterfliessen.
Grenzen
Es braucht eine klare Beschreibung, was als gültige Angabe gilt, und ein wenig Geduld bei Sonderfällen.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für Eingang, Prüfung, Übergabe und Kontrollansicht.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Quellen zählen

    Notieren Sie eine Woche lang, aus welchen Quellen die Angaben stammen: Mail, PDF, Anruf, Papier. Meist machen zwei Quellen den Grossteil aus, und mit diesen beginnen Sie.

  2. 2

    Felder festlegen

    Bestimmen Sie, welche Angaben wirklich nötig sind, und legen Sie je Feld Format und Pflicht fest. Je klarer das Zielbild, desto einfacher lässt sich die Übernahme automatisieren oder zumindest vereinfachen.

  3. 3

    Eingang vereinheitlichen

    Bieten Sie Ihrer Kundschaft einen einzigen Weg an, zum Beispiel ein Online-Formular mit einem kurzen Datenschutzhinweis, und verweisen Sie bei Mails darauf. Jede Quelle weniger spart Aufwand und senkt die Fehlerquote.

  4. 4

    Prüfung einbauen

    Lassen Sie Formulare unplausible Angaben ablehnen: Postleitzahl ohne vier Ziffern, Datum in der Vergangenheit, Menge null. Je früher ein Fehler auffällt, desto günstiger ist er zu beheben.

  5. 5

    Von Hand kontrollieren

    Prüfen Sie in den ersten Wochen jeden automatisch übernommenen Datensatz von Hand gegen. Zeigen sich nur noch wenige Abweichungen, genügen später Stichproben. Notieren Sie dabei jede Abweichung, damit Sie die Regeln nachschärfen können.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Aus welchen Quellen kommen die Angaben, und in welcher Menge?
  2. Welche Felder werden benötigt, welche sind Pflicht?
  3. In welches Programm oder welche Liste sollen die Daten?
  4. Wie viele Rückfragen und Fehler gibt es heute?
  5. Wer kontrolliert Unklares?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So übernehmen wir Ihre Daten für Sie automatisch

Wir bauen eine Erfassung, die Angaben einmal annimmt, prüft und ohne Abtippen dorthin bringt, wo Sie sie brauchen.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Erfassung an der Quelle

Ein Formular oder eine Maske nimmt die Angaben auf, mit Pflichtfeldern, Formatprüfung und Auswahllisten statt Freitext.

Automatische Übertragung

Die Angaben gelangen ins bestehende System, in Excel oder in die Datenbank, ohne dass jemand kopiert.

Plausibilitätsprüfung

Unmögliche oder verdächtige Werte werden vor dem Speichern gemeldet, etwa doppelte Kunden oder Beträge ausserhalb des Üblichen.

Auslesen aus E-Mails und Dateien

Wo Angaben per Mail oder PDF eintreffen, lesen wir strukturierte Teile aus und legen sie zur Kontrolle vor.

Protokoll und Fehlerliste

Alles Übertragene ist nachvollziehbar. Misslingt etwas, landet der Fall auf einer Liste und geht nicht still verloren.

Freigabe bei Unsicherheit

Bei unklaren Fällen entscheidet ein Mensch. Das System schlägt vor, übernimmt aber nichts blind.

Erklärvideo, 2 Minuten

So läuft es mit ready4future: von Ihrer Aufgabe zum geprüften Ergebnis

Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So sieht ein Automatisierungs-Projekt mit rund 100 Stunden aus

Ein angenommenes Beispiel: Ein Grosshandel mit 10 Mitarbeitenden erfasst Kundenbestellungen aus E-Mails in zwei Systemen und will die Erfassung auf einen Schritt reduzieren.

1

Datenfluss kartieren · 12 Std.

Wo tauchen Daten auf, wer tippt wohin? Den grössten Aufwand identifizieren.

2

Erfassungsmaske · 22 Std.

Formular mit Prüfungen, Auswahllisten und Duplikat-Erkennung.

3

Automatische Übertragung · 30 Std.

Anbindung ans Zielsystem, Umrechnungen, Wiederholung bei Ausfall.

4

Kontrolle und Fehlerliste · 14 Std.

Protokoll, Fehlerübersicht, Freigabe bei Unsicherheit.

5

Prüfen · 14 Std.

Zweite Person testet mit Stichproben echter Fälle; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

6

Übergabe · 8 Std.

Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Für den Einstieg
Basic
3'588.– CHF / 12 Monate
108 Stunden · oder 12 × CHF 299 · rund CHF 33 pro Stunde, wenn Sie alle Stunden beziehen
Für kleinere Betriebe, Schulen und Institutionen mit einzelnen Aufgaben übers Jahr.
Basic buchen
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • dieselben Angaben mehrfach getippt werden.
  • Fehler durch Abtippen regelmässig Folgekosten verursachen.
  • das Zielsystem eine Schnittstelle (automatische Verbindung zwischen zwei Programmen) oder einen Import bietet.
  • Sie den grössten Zeitfresser zuerst beseitigen wollen.

Eher nicht, wenn …

  • Ihre Daten nur auf Papier oder als Foto vorliegen; dann ist zuerst das Lesen der Dokumente ein eigenes Thema.
  • Sie hoffen, dass ein Programm jeden Sonderfall allein entscheidet; ein Mensch bleibt eingebunden.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Abtippen vermeiden

Lassen sich Daten aus PDFs zuverlässig automatisch auslesen?

Bei immer gleich aufgebauten Dokumenten ist das gut möglich, bei wechselnden Layouts bleibt die Fehlerquote höher. Seriöse Lösungen zeigen Unsicheres zur Kontrolle an, statt es still zu übernehmen. Planen Sie daher immer einen Kontrollschritt durch eine Person ein.

Was ist der einfachste Anfang, um Doppelerfassung zu stoppen?

Ein Online-Formular mit Pflichtfeldern, dessen Antworten direkt in Ihre Tabelle fliessen. Es ist in wenigen Stunden eingerichtet und beseitigt das Abtippen für alle, die das Formular nutzen. Alles Weitere, wie Mails oder Papier, lässt sich danach schrittweise angehen.

Wie gehen wir mit Kunden um, die weiter per Mail schicken?

Antworten Sie freundlich mit dem Link zum Formular und erklären Sie, dass es für alle schneller geht. Eine Übergangszeit mit beiden Wegen ist normal. Wer trotzdem Mails schickt, wird weiterhin von Hand erfasst, aber der Aufwand sinkt mit jeder Umstellung.

Wie viele Stunden braucht eine automatische Erfassung?

Eine Erfassung mit Eingang, Prüfung, Übergabe und Kontrollansicht braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.

Wie gehen Sie mit den erfassten Daten um?

Entwickelt wird mit erfundenen Beispieldaten. Echte Daten verarbeiten wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung; sie liegen auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server der Alpasana in Deutschland (EU), festgelegt je Projekt. Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz, und sensible Angaben gehen nur mit Ihrer ausdrücklichen Freigabe in KI-Werkzeuge.

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