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Problem lösen · Ferienplanung

Ferienplanung ohne Excel: Welche Alternative gibt es, wenn unsere Ferienliste selten aktuell ist?

Für kleine Teams reicht oft ein gemeinsamer Kalender in Microsoft 365 oder Google Workspace, in den alle ihre Ferien eintragen, plus eine feste Regel für die Genehmigung. Mit mehreren Standorten, Stellvertretungen oder Resttagen helfen Abwesenheitsprogramme. Wenn Ihre Regeln besonders sind, lohnt sich ein Ferienwerkzeug nach Mass, das Anträge, Genehmigung und Resttage an einem Ort führt.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum die Ferienplanung im KMU so schnell chaotisch wird

Die Ferienliste ist eine Excel-Tabelle mit Monaten als Spalten und Namen als Zeilen. Anträge kommen per Mail, mündlich oder auf einem Zettel, genehmigt wird nach Gefühl. Wer prüft, ob zu viele gleichzeitig weg sind, merkt es oft erst im Sommer. Je kleiner der Betrieb, desto stärker wirkt jede Abwesenheit auf die ganze Arbeit.

Anträge laufen über viele Kanäle

Mail, WhatsApp, Zettel am Kühlschrank und Zurufe. Es gibt keinen Ort, an dem alle Wünsche zusammenkommen, also gewinnt oft, wer zuerst fragt, nicht, wer es dringender braucht.

Excel kennt keine Regeln

Dass nicht mehr als zwei Personen gleichzeitig weg sein dürfen oder jemand die Vertretung übernimmt, weiss die Tabelle nicht. Solche Regeln müssen Menschen prüfen, und das geht gern vergessen.

Resttage werden von Hand geführt

Ferienanspruch, Übertrag und bezogene Tage werden mit Formeln oder im Kopf gerechnet. Fehler fallen erst auf, wenn jemand nachfragt oder das Jahr abgeschlossen wird. Besonders bei Teilzeit und Eintritt im Jahr ist die Rechnung fehleranfällig.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Einen gemeinsamen Teamkalender in Microsoft 365 oder Google Workspace führen, in den alle ihre Ferien eintragen, und eine einfache Regel: Antrag per Mail an die Vorgesetzte, Zusage mit Eintrag im Kalender. Dazu eine Tabelle für Resttage.

Sinnvoll, wenn
Kleines Team, wenig Sonderfälle, jemand pflegt den Kalender zuverlässig.
Grenzen
Keine Prüfung der Besetzung, kein automatischer Stand der Resttage, und Genehmigungen laufen weiter per Mail.
Aufwand
Ein halber Tag Einrichtung, laufend etwas Pflege.
Weg 2

Fertige Software

Ein Abwesenheits- oder Personalprogramm mit Anträgen, Genehmigung, Kalender und Resttagen; auch Zeiterfassungs- und HR-Programme enthalten oft diese Funktion. Fragen Sie nach Schweizer Arbeitsrecht und Standort der Daten.

Sinnvoll, wenn
Ihre Regeln entsprechen dem Üblichen, und Sie wollen auch Absenzen wie Krankheit oder Weiterbildung führen.
Grenzen
Gebühren pro Person, eigene Regeln (etwa Gleitzeit, Teilzeit) sind oft nicht abbildbar, und man passt sich dem Programm an.
Aufwand
Einige Tage bis Wochen für Einführung, danach monatliche Gebühr.
Weg 3

Lösung nach Mass

Ein Ferientool nach Mass: Mitarbeitende beantragen Ferien am Handy, die Vorgesetzte genehmigt, der Teamkalender prüft Besetzung und Vertretung, der Resttag-Stand rechnet automatisch und lässt sich exportieren.

Sinnvoll, wenn
Ihre Regeln sind speziell (Standorte, Saison, Mindestbesetzung), und fertige Programme passen nicht.
Grenzen
Die Regeln müssen einmal sauber beschrieben werden; die Genehmigung bleibt Menschensache.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für Anträge, Kalender, Besetzungsprüfung und Resttage.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Regeln schriftlich festhalten

    Notieren Sie Ferienanspruch, Antragsfrist, Mindestbesetzung und Stellvertretung auf einer Seite. Jede Lösung und jede Diskussion wird einfacher, wenn die Regeln für alle gleich und sichtbar sind.

  2. 2

    Einen Ort für Anträge bestimmen

    Legen Sie fest, wie Ferien beantragt werden, zum Beispiel per Formular oder per Mail an eine bestimmte Adresse. Alles andere gilt nicht als Antrag; so legt sich das Durcheinander.

  3. 3

    Genehmigung sichtbar machen

    Tragen Sie genehmigte Ferien in einen gemeinsamen Kalender ein und kennzeichnen Sie offene Anträge anders. Alle sehen auf einen Blick, wer wann weg ist und wo Lücken entstehen.

  4. 4

    Vertretungen planen

    Weisen Sie jeder Person eine Vertretung zu und prüfen Sie bei der Genehmigung, ob beide gleichzeitig weg wären. Ein kurzer Blick auf die Liste beugt Engpässen vor.

  5. 5

    Resttage einmal im Quartal prüfen

    Rechnen Sie den Stand pro Person ab und teilen Sie ihn mit. Das beugt Streit am Jahresende vor und zeigt rechtzeitig, wer noch viele Tage hat.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wie viele Mitarbeitende gibt es, und an wie vielen Standorten?
  2. Welche Regeln gelten (Mindestbesetzung, Sperrfristen, Übertrag)?
  3. Wer genehmigt, und wie läuft die Vertretung?
  4. Sollen auch andere Absenzen erfasst werden?
  5. Welche Daten müssen exportiert werden (Lohn, Buchhaltung)?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So organisieren wir Ihre Ferienplanung für Sie

Wir bauen ein Ferientool, in dem Anträge, Genehmigung, Besetzung und Resttage an einem Ort zusammenlaufen.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Antrag mit Freigabe

Mitarbeitende beantragen Tage im Kalender, die vorgesetzte Person genehmigt oder lehnt ab, mit kurzem Kommentar. Alle bekommen eine Mitteilung.

Teamkalender

Wer ist wann abwesend? Ferien, Weiterbildung und Feiertage erscheinen in einer Übersicht, filterbar nach Team und Standort.

Überschneidungswarnung

Fällt zu viel Besetzung in derselben Woche aus, erscheint vor der Freigabe ein Hinweis. Mindestbesetzung legen Sie je Team fest.

Saldo automatisch

Anspruch, Übertrag, Teilzeit und bezogene Tage werden berechnet. Jede Person sieht ihren aktuellen Stand.

Feiertage nach Kanton

Gesetzliche und betriebliche Feiertage sind hinterlegt, auch für Standorte in verschiedenen Kantonen.

Export und Übergabe

Auswertung nach Excel für Lohnbuchhaltung und Jahresabschluss, ohne nochmaliges Zusammenzählen.

Erklärvideo, 2 Minuten

So läuft es mit ready4future: von Ihrer Aufgabe zum geprüften Ergebnis

Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So sieht ein Ferienplanungs-Projekt mit rund 100 Stunden aus

Ein angenommenes Beispiel: Ein Ingenieurbüro mit 28 Mitarbeitenden an zwei Standorten führt die Ferien in Excel und will Anträge, Freigaben und Salden digital abbilden.

1

Regeln klären · 10 Std.

Anspruch, Übertrag, Teilzeit, Mindestbesetzung und Freigaben festhalten.

2

Stammdaten und Übernahme · 12 Std.

Personen, Teams, Standorte, aktuelle Salden aus der Excel-Datei.

3

Antrag und Freigabe · 30 Std.

Antragsformular, Freigabeweg, Benachrichtigungen.

4

Teamkalender und Salden · 26 Std.

Übersicht, Überschneidungswarnung, Berechnung der Tage.

5

Prüfen · 14 Std.

Zweite Person rechnet Salden nach, spielt Sonderfälle durch; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

6

Übergabe · 8 Std.

Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Für den Einstieg
Basic
3'588.– CHF / 12 Monate
108 Stunden · oder 12 × CHF 299 · rund CHF 33 pro Stunde, wenn Sie alle Stunden beziehen
Für kleinere Betriebe, Schulen und Institutionen mit einzelnen Aufgaben übers Jahr.
Basic buchen
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Anträge heute per E-Mail oder mündlich eingehen.
  • Sie Überschneidungen vor der Freigabe sehen wollen.
  • Salden von Hand geführt werden.
  • Mehrere Standorte oder Teams die Übersicht teilen.

Eher nicht, wenn …

  • Sie ein vollständiges Personalsystem mit Lohn und Zeiterfassung suchen.
  • Ihre Ferienregeln stark von Person zu Person verhandelt werden; die Software kann Regeln abbilden, aber nicht Entscheidungen ersetzen.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Ferienplanung ohne Excel

Reicht ein gemeinsamer Kalender für die Ferienplanung?

Für ein kleines Team meist schon: Alle sehen, wer wann weg ist, und Konflikte fallen auf. Probleme entstehen bei Anträgen und Resttagen, weil der Kalender dazu nichts sagt. Wer das ernst nehmen will, ergänzt ihn mit einem Formular und einer einfachen Tabelle für den Stand.

Wie berechnen wir Resttage richtig?

Ausgangspunkt ist der vertragliche Anspruch pro Jahr, vermindert um bezogene Tage und erhöht um Übertrag. Bei Teilzeit oder Eintritt im Jahr wird anteilig gerechnet. Die genauen Regeln hängen von Vertrag und Gesetz ab; klären Sie sie bei Unsicherheit mit einer Fachperson.

Wie vermeiden wir Streit um Sommerferien?

Mit einer klaren, früh bekannten Regel, etwa Antragsfrist im Februar, Entscheid nach Reihenfolge oder abwechselnd nach Jahr. Wichtig ist, dass alle gleich behandelt werden und Entscheide nachvollziehbar sind. Ein Tool macht die Reihenfolge der Anträge sichtbar und schützt vor Willkür.

Wie viele Stunden braucht ein Ferientool nach Mass?

Ein Tool mit Anträgen, Genehmigung, Teamkalender und Resttagen braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588, ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.

Welche Daten über Mitarbeitende werden gespeichert?

Nur, was die Planung braucht: Name, Ferienanspruch, Anträge und Genehmigungen. Entwickelt wird mit erfundenen Beispieldaten; im Betrieb liegen die Daten auf einem Server in Deutschland (EU) oder bei Ihnen. Der Zugriff wird nach Rollen geregelt, und die Aufbewahrungsfristen legen wir gemeinsam fest.

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