Problem lösen · App für den Betrieb

App für Firmenabläufe: Was hilft, wenn Mitarbeitende unterwegs auf Papier ausweichen?

Für einen einzelnen Firmenablauf braucht es meist keine App aus dem App Store. Starten Sie mit Formularen oder Listen, die sich auf dem Smartphone öffnen lassen. Reicht das nicht, weil Fotos, Unterschrift oder feste Prüfschritte nötig sind, ist eine mobile Web-App nach Mass sinnvoll. Für einen klar abgegrenzten Ablauf rechnet ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum Mitarbeitende unterwegs zum Papier greifen

Wer draussen arbeitet, will schnell etwas festhalten und weitermachen. Ein Programm, das am Handy mehrere Menüs und Pflichtfelder verlangt, verliert gegen den Notizblock. Die Folge: Angaben werden spät und lückenhaft ins Büro übertragen, und niemand kann dem aktuellen Stand trauen.

Der Weg zum Büro ist ein Medienbruch

Was draussen auf Papier oder in einer Chatnachricht entsteht, muss später von Hand in ein System übertragen werden. Jede Übertragung kostet Zeit und führt zu Tippfehlern.

Desktop-Programme passen nicht aufs Handy

Viele Branchenprogramme sind für den Bildschirm im Büro gebaut. Unterwegs sind sie zu kompliziert, also greifen Mitarbeitende zu dem, was sie kennen: Zettel und Nachrichten.

Die Anforderung ist selten sauber beschrieben

Ohne klare Liste, welche Angaben unterwegs erfasst werden, entstehen Apps, die zu viel oder zu wenig können. Dann wird sie von den Leuten, für die sie gedacht war, nicht benutzt.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Setzen Sie ein Online-Formular (Microsoft Forms oder Google Formulare) auf, das auf dem Handy funktioniert und Antworten in eine gemeinsame Tabelle schreibt. Legen Sie die Formular-Seite als Verknüpfung auf den Startbildschirm.

Sinnvoll, wenn
Wenn nur einfache Angaben gesammelt werden, ohne Offline-Betrieb und ohne Unterschrift.
Grenzen
Keine Rollen, keine Rückmeldungen ans Team, und Fotos sind nur begrenzt sinnvoll nutzbar.
Aufwand
Ein bis zwei Tage, keine Zusatzkosten bei vorhandenem Office-Abo.
Weg 2

Fertige Software

Kategorien wie Rapport-, Service- oder Checklisten-Apps gibt es für viele Branchen. Achten Sie auf Offline-Betrieb, Export ins Büro und darauf, in welchem Land die Daten liegen.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihre Aufgabe einer häufigen Branchenaufgabe entspricht.
Grenzen
Anpassungen sind begrenzt, die Gebühr gilt pro Nutzer, und Ihr Ablauf muss sich der App anpassen.
Aufwand
Einige Wochen für Test und Einführung, danach laufende Gebühren.
Weg 3

Lösung nach Mass

Eine mobile Web-App, die genau Ihre Eingaben, Fotos, Unterschriften und Statusmeldungen abbildet. Sie läuft im Browser, lässt sich auf den Startbildschirm legen und braucht keinen App Store.

Sinnvoll, wenn
Wenn mehrere Personen täglich unterwegs erfassen und das Büro die Daten direkt weiterverwenden soll.
Grenzen
Braucht einen klar abgegrenzten Ablauf. Offline-Betrieb und Funktionen über den Handy-Browser hinaus sind nur begrenzt möglich und separat zu klären.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für einen Ablauf mit Eingabeformularen, Rollen und Auswertung.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Einen Ablauf aussuchen

    Wählen Sie die Aufgabe, bei der Papier am meisten nervt, zum Beispiel den Arbeitsrapport. Nicht gleich alles auf einmal, sondern dort anfangen, wo es sofort entlastet.

  2. 2

    Mitarbeitende fragen

    Setzen Sie sich eine halbe Stunde mit zwei Personen zusammen, die unterwegs arbeiten. Fragen Sie, was sie heute notieren und was sie dabei am meisten stört.

  3. 3

    Angaben reduzieren

    Streichen Sie alles, was nicht zwingend vor Ort erfasst werden muss. Fünf Felder werden ausgefüllt, fünfzehn nicht. Der Rest kann später im Büro ergänzt werden.

  4. 4

    Handy und Netz prüfen

    Klären Sie, welche Geräte vorhanden sind, ob Mitarbeitende private Handys nutzen dürfen und ob am Einsatzort Empfang besteht. Daraus folgt, ob ein Offline-Betrieb nötig ist.

  5. 5

    Eine Woche testen

    Lassen Sie zwei Personen eine Woche lang mit einer einfachen Lösung arbeiten und sammeln Sie ihre Rückmeldungen. Erst danach entscheiden Sie, ob mehr nötig ist und was genau fehlt.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wer erfasst was, wo und mit welchem Gerät?
  2. Gibt es am Einsatzort Netz, oder braucht es Offline-Betrieb?
  3. Brauchen wir Fotos, Unterschriften oder Standort?
  4. Welche Daten sollen im Büro weiterverwendet werden?
  5. Wer betreut die App im Alltag?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So bringen wir Ihre Abläufe aufs Smartphone

Wir bauen eine mobile Web-App, die Ihre Mitarbeitenden ohne Schulung bedienen und die das Büro sofort weiterverwenden kann.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Erfassung in wenigen Taps

Formulare mit Auswahllisten und Vorschlägen, damit die Eingabe unterwegs in einer Minute erledigt ist.

Kamera und Anhänge

Fotos und Dokumente direkt aus der App anhängen und dem Vorgang zuordnen.

Statusanzeige

Offene, laufende und erledigte Vorgänge auf einen Blick, gefiltert auf die eigene Person.

Einfache Freigaben

Vorgesetzte bestätigen oder lehnen ab, mit Notiz, direkt vom Handy aus.

Schwacher Empfang

Eingaben werden zwischengespeichert und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht, wo technisch sinnvoll.

Zugang für das Büro

Dieselben Daten im Browser am Arbeitsplatz, mit Suche, Auswertung und Export.

Erklärvideo, 2 Minuten

So läuft es mit ready4future: von Ihrer Aufgabe zum geprüften Ergebnis

Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So kann ein App-Projekt mit rund 100 Stunden aussehen

Ein angenommenes Beispiel: ein Facility-Service-Betrieb mit 30 Mitarbeitenden möchte Kontrollgänge in Liegenschaften mit Foto und Bemerkung erfassen.

1

Klären · 10 Std.

Ablauf eines Kontrollgangs, Geräte der Mitarbeitenden und Empfangssituation erfassen.

2

Prototyp · 20 Std.

Bedienbare Handy-Ansicht, getestet mit zwei Mitarbeitenden auf ihren eigenen Geräten.

3

Umsetzen · 45 Std.

Erfassung, Fotos, Zwischenspeicher, Statusübersicht, Büro-Ansicht, Benachrichtigungen.

4

Testen · 15 Std.

Prüfung auf Android und iPhone, im Keller und im Treppenhaus; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

5

Einführen · 10 Std.

Installationsanleitung für den Startbildschirm, Kurzschulung, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Ihre Leute überwiegend mit dem Smartphone arbeiten.
  • Ein klarer Ablauf erfasst werden soll, etwa Kontrolle, Rapport oder Bestellung.
  • Sie die App ohne App-Store-Konten verteilen möchten.
  • Büro und Aussendienst dieselben Daten sehen sollen.

Eher nicht, wenn …

  • Sie Spiele-Grafik, Bluetooth-Gerätesteuerung oder Hintergrundortung rund um die Uhr benötigen.
  • die App an Endkunden im App Store mit grossem Marketingauftritt gehen soll.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: App für Firmenabläufe

Brauchen wir eine App im App Store?

Für die meisten Firmenabläufe nicht. Eine Web-App läuft im Browser auf iPhone und Android und lässt sich auf den Startbildschirm legen. Ein Eintrag im Store lohnt sich erst, wenn Gerätefunktionen gebraucht werden, die der Browser nicht bietet, oder wenn eine breite Öffentlichkeit die App suchen soll.

Wie bringe ich Mitarbeitende dazu, die App wirklich zu nutzen?

Beziehen Sie zwei, drei Personen von draussen von Anfang an ein, halten Sie die Eingabe kurz und schaffen Sie das Papier nach einer Übergangsphase ab. Wenn der Nutzen sofort sichtbar ist, etwa weil der Rapport nicht mehr abends getippt werden muss, setzt sich die App meist von selbst durch.

Native App oder Web-App – was empfehlen Sie?

Für interne Betriebsabläufe meist die Web-App: eine Codebasis, kein Store, Updates sofort. Native Apps lohnen sich bei Gerätefunktionen, die der Browser nicht bietet. Das klären wir vorab ehrlich, bevor Sie Stunden investieren.

Reicht das Basic-Paket für eine einfache Business-App?

In der Regel ja: Eine App in der beschriebenen Grösse braucht rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Ein Auftritt in den App-Stores wäre ein separater Aufwand. Das Basic-Jahrespaket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 (zwölf volle Monate ab Bestellung, keine MWST). Zusatzstunden kosten CHF 39.

Funktioniert die App auf iPhone und Android?

In der Regel ja: Eine Web-App läuft auf beiden Systemen im Browser. Wir testen vor der Abnahme auf Geräten beider Welten, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen, und halten die unterstützten Versionen in der Dokumentation fest.

Sprechen wir über Ihr Problem

Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.

Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.

Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil