Problem lösen · Abläufe im Browser

Webanwendung für die Firma: Wie holen wir Abläufe aus Tabellen und Postfächern heraus?

Eine Webanwendung lohnt sich, sobald Informationen auf Tabellen, Mails und Ordner verteilt sind und mehrere Personen darauf zugreifen. Zuerst können Sie mit gemeinsamen Listen und Formularen in Microsoft 365 oder Google Workspace viel erreichen. Brauchen Sie eigene Rollen, Regeln und Auswertungen, ist eine Webanwendung nach Mass sinnvoll. Eine solche Webanwendung für einen zentralen Ablauf umfasst bei ready4future ICT rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum Abläufe in verstreuten Dateien hängen bleiben

Viele Firmen führen ihre Arbeit mit einem Mix aus Tabellen, Mails und Ordnern. Das funktioniert, solange eine Person den Überblick hat. Sobald mehrere Leute gleichzeitig arbeiten oder jemand unterwegs ist, fehlen eine gemeinsame Quelle, klare Rollen und die Gewissheit, was gerade gilt.

Die Daten liegen an vielen Orten

Aufträge in Excel, Kontakte im Mailprogramm, Dokumente auf dem Laufwerk: Jede Ablage ist für sich vernünftig. Zusammen ergeben sie aber keine einzige verlässliche Quelle, und beim Suchen verliert man Zeit.

Der Zugriff ist an Geräte gebunden

Dateien, die lokal liegen oder nur im Büronetz erreichbar sind, bremsen alle, die unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Dann entstehen Kopien auf USB-Sticks und privaten Handys, und niemand kennt mehr den aktuellen Stand.

Niemand hat Regeln festgelegt

Ohne Pflichtfelder, Rollen und Status trägt jede Person ein, wie sie möchte. Auswertungen werden mühsam, weil dieselbe Information in fünf verschiedenen Schreibweisen vorkommt und manches ganz fehlt.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Bauen Sie aus Microsoft Lists, SharePoint oder Google Tabellen mit Formularen eine gemeinsame Datenbasis. Legen Sie Spalten fest, nutzen Sie Auswahlfelder statt Freitext und geben Sie Berechtigungen auf Ordnerebene.

Sinnvoll, wenn
Bei kleinen Teams und einfachen Listen ohne sensible Daten.
Grenzen
Rechte nur grob, Abläufe wie «prüfen, dann freigeben» lassen sich nur umständlich abbilden.
Aufwand
Ein bis zwei Wochen Einrichtung, wenn jemand im Team Lust darauf hat.
Weg 2

Fertige Software

Es gibt Online-Pakete für Aufgaben, Projekte, Kundenverwaltung oder Dokumente. Testen Sie mit Ihren echten Daten, ob Begriffe, Rollen und Export passen, und fragen Sie nach dem Datenstandort.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihr Ablauf dem Standard einer bekannten Kategorie entspricht.
Grenzen
Lizenzen pro Person, wenig Anpassung, und Daten liegen bei einem fremden Anbieter.
Aufwand
Wenige Wochen bis zum Start, danach monatliche Gebühren.
Weg 3

Lösung nach Mass

Eine Webanwendung, die Ihre Masken, Rollen, Status und Berichte genau so abbildet, wie Sie arbeiten, erreichbar im Browser auf Laptop und Handy.

Sinnvoll, wenn
Wenn mehrere Personen täglich damit arbeiten und fertige Pakete wichtige Teile nicht abdecken.
Grenzen
Verlangt einen sauber beschriebenen Ablauf und zuverlässige Ansprechpersonen.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für eine Anwendung mit einem zentralen Ablauf.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Alle Ablageorte auflisten

    Notieren Sie jede Tabelle, jedes Postfach und jeden Ordner, in dem Betriebsdaten liegen. Oft sind es doppelt so viele, wie man denkt. Das ist Ihre Ausgangslage.

  2. 2

    Eine Datenart auswählen

    Wählen Sie genau eine Art von Information, etwa Aufträge oder Anfragen. Klären Sie, welche Angaben dazu gehören, welche davon Pflicht sind und wer sie heute pflegt.

  3. 3

    Rollen bestimmen

    Legen Sie fest, wer eintragen, wer ändern und wer nur lesen darf. Schreiben Sie das auf. Diese Liste ist später die Grundlage für jede Lösung.

  4. 4

    Wege testen

    Bilden Sie die Datenart mit Listen oder Formularen aus Ihrem Office-Paket nach und lassen Sie zwei Personen eine Woche damit arbeiten. Dabei zeigt sich, wo es hakt.

  5. 5

    Entscheid nach Erfahrung

    Zeigt die Testwoche, dass Rechte, Status oder Auswertungen fehlen, ist genau das Ihr Pflichtenheft: für eine Lösung nach Mass oder für den gezielten Vergleich von Fertigprodukten.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Welche Informationen müssen alle jederzeit finden können?
  2. Wer soll lesen, wer ändern, wer löschen dürfen?
  3. Welche Auswertungen brauchen wir monatlich?
  4. Wo sollen die Daten liegen, und gibt es Vorgaben von Kunden?
  5. Sollen auch Externe oder Kundschaft Zugang erhalten?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So bringen wir Ihre Abläufe in den Browser

Wir bauen eine Webanwendung, in der alle dieselben aktuellen Daten sehen und nur das tun dürfen, was zu ihrer Rolle gehört.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Login und Rollen

Mitarbeitende, Leitung und externe Partner erhalten unterschiedliche Rechte. Zweistufige Anmeldung ist möglich.

Eingabeformulare mit Prüfung

Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen fangen leere oder widersprüchliche Einträge früh ab.

Suche und Filter

Datensätze nach Kunde, Status, Datum oder Verantwortlichen finden, ohne Listen durchzublättern.

Auswertungen

Zusammenfassungen und Kennzahlen aus den erfassten Daten, als Ansicht im Browser oder als Export.

E-Mail-Benachrichtigungen

Wer etwas tun muss, wird informiert; Bestätigungen gehen automatisch an die Beteiligten.

Responsive Darstellung

Dieselbe Anwendung passt sich Bildschirmgrösse an, sodass keine separate App nötig ist.

Kurzfilm (Animation), 2 Minuten

Vom Auftrag bis zur Abnahme: So entsteht Ihre Lösung

Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So kann eine Webapplikation in rund 100 Stunden entstehen

Ein angenommenes Beispiel: ein Verband mit 400 Mitgliedern verwaltet Kursanmeldungen und Teilnehmerlisten in Tabellen und möchte Mitgliedern einen eigenen Zugang geben.

1

Anforderungen klären · 10 Std.

Benutzergruppen, Daten und Abläufe festhalten; Seitenstruktur skizzieren.

2

Gestaltung und Prototyp · 18 Std.

Klickbare Ansichten für Mitglieder und Geschäftsstelle, Rückmeldungen einarbeiten.

3

Entwicklung · 47 Std.

Login, Rollen, Kursverwaltung, Anmeldungen, Mails, Teilnehmerexport.

4

Testen · 15 Std.

Zweite Person prüft auf Handy, Tablet und PC; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

5

Übergabe · 10 Std.

Dokumentation, Einführung der Geschäftsstelle, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Mehrere Personen am gleichen Datenbestand arbeiten.
  • Externe wie Kundschaft oder Mitglieder kontrolliert Zugriff erhalten sollen.
  • Ihre Abläufe feststehen und nur in verstreuten Dateien leben.
  • Sie keine Software installieren und verteilen wollen.

Eher nicht, wenn …

  • Sie eine App im App Store mit Push-Mitteilungen und Gerätefunktionen brauchen – dann prüfen wir zuerst, ob eine installierbare Web-App genügt.
  • Sie hunderte gleichzeitige Nutzer mit Lastspitzen erwarten; das braucht eine eigene Betriebsplanung.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Webanwendung für die Firma

Reicht SharePoint oder Microsoft Lists nicht auch?

Für einfache Listen mit wenigen Beteiligten ja. Grenzen zeigen sich bei Rechten pro Datensatz, bei mehrstufigen Freigaben und bei Berichten, die über mehrere Listen gehen. Dann wird die Einrichtung aufwendig, und eine eigene Anwendung ist oft übersichtlicher.

Wie lange dauert es, von der Idee bis zur laufenden Anwendung?

Das hängt davon ab, wie klar der Ablauf beschrieben ist und wie schnell Rückfragen beantwortet werden. Rechnen Sie bei einer zentralen Anwendung mit rund 100 Arbeitsstunden. Eine verbindliche Frist sagen wir nicht zu, weil die Dauer von der Kapazität abhängt.

Was ist der Unterschied zwischen Webapplikation und Website?

Eine Website informiert, eine Webapplikation verarbeitet Daten: Sie meldet Personen an, speichert Eingaben, rechnet und zeigt je nach Rolle unterschiedliche Inhalte. Beides kann zusammengehören, etwa eine öffentliche Website mit geschütztem Mitgliederbereich.

Reicht das Basic-Paket für eine Webapplikation?

In der Regel ja: rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Das Basic-Paket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung. Zusatzstunden kosten CHF 39; nicht bezogene Stunden verfallen. Der Aufwand hängt vor allem von der Zahl der Rollen und Datenarten ab.

Wo laufen die Daten?

Auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server der Alpasana in Deutschland (EU). Bei Personendaten achten wir darauf, dass der Standort zu Ihren Datenschutzvorgaben passt, und verarbeiten echte Daten erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung. Den Standort legen wir im Projekt gemeinsam fest und halten ihn in der Dokumentation fest.

Sprechen wir über Ihr Problem

Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.

Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.

Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil