Problem lösen · Software für den Betrieb

Software für eine kleine Firma: Was passt zu unseren Abläufen, ohne IT-Abteilung?

Für eine kleine Firma beginnt die Suche am besten mit dem einen Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Oft genügen vorhandene Mittel wie Microsoft 365 oder eine Branchenlösung von der Stange. Erst wenn Ihr Ablauf dort nur mit Umwegen läuft, lohnt sich eine schlanke Software nach Mass. Eine solche Anwendung umfasst bei ready4future ICT in der Regel rund 100 Arbeitsstunden, so wie unsere eigenen Tools für Rapporte und Mitarbeiterplanung.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum Software im kleinen Betrieb selten richtig passt

Wer sich für Software für den eigenen Betrieb interessiert, hat meist schon etwas im Einsatz: Programme, Tabellen und Vorlagen, die über Jahre gewachsen sind. Das Problem ist selten ein fehlendes Werkzeug, sondern dass die vorhandenen nicht zusammenspielen und niemand den Überblick hat.

Es gibt keine Zuständigkeit für Software

In kleinen Firmen wächst die Software-Landschaft nebenbei: ein Programm für die Buchhaltung, eine Tabelle für die Planung, Mails für den Rest. Ohne Verantwortliche fehlt der Blick aufs Ganze.

Standardprodukte bilden den Normalfall ab

Fertige Programme sind für viele Firmen gebaut. Ihr Betrieb hat aber eigene Begriffe, Reihenfolgen und Ausnahmen. Alles, was nicht vorgesehen ist, landet in Zusatzlisten und Handarbeit.

Jede Insellösung kommt einzeln dazu

Jedes Werkzeug wurde zu einem guten Zeitpunkt gewählt, aber keines wurde mit den anderen abgestimmt. Daten werden kopiert statt verbunden, und Fehler entstehen genau an diesen Übergängen.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Nutzen Sie, was Sie schon bezahlen: Microsoft 365 oder Google Workspace mit gemeinsamen Listen, Formularen und einfachen Automatisierungen. Legen Sie fest, welche Liste wofür gilt, und ordnen Sie die Ablage einmal sauber.

Sinnvoll, wenn
Wenn nur wenige Personen beteiligt sind und der Ablauf einfach ist.
Grenzen
Keine feinen Rechte, kaum Prüfregeln, und die Einrichtung hängt an einer technisch interessierten Person.
Aufwand
Meist wenige Tage, keine zusätzlichen Lizenzen bei bestehendem Abo.
Weg 2

Fertige Software

Eine Branchen- oder Verwaltungslösung aus dem Markt, etwa Buchhaltung mit Bexio oder Abacus, oder ein Auftrags- und Projektprogramm für KMU. Prüfen Sie Testzugang, Datenexport und Schweizer Besonderheiten wie MWST und QR-Rechnung.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihr Alltag weitgehend dem Normalfall der Branche entspricht.
Grenzen
Laufende Gebühren je Nutzer, Sonderfälle bleiben Handarbeit, der Wechsel später ist aufwendig.
Aufwand
Einige Wochen für Auswahl, Einrichtung und Schulung, danach monatliche Kosten.
Weg 3

Lösung nach Mass

Eine kleine Webanwendung für genau einen Ablauf, der heute Zeit kostet: Eingabe, Rollen, Status und Auswertung nach Ihren Regeln. Sie ergänzt Ihre Standardprogramme, statt sie zu ersetzen.

Sinnvoll, wenn
Wenn ein zentraler Ablauf geschäftskritisch ist und Standardprogramme ihn nur mit Umwegen abbilden.
Grenzen
Es braucht einen klar umrissenen Auftrag und eine Person, die Fachfragen beantwortet.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für eine Anwendung dieser Grösse.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Den teuersten Ablauf finden

    Fragen Sie das Team, bei welcher Aufgabe am meisten doppelt gearbeitet wird. Stoppen Sie eine Woche lang, wie viel Zeit sie tatsächlich kostet. Ein Ablauf genügt für den Anfang.

  2. 2

    Heutigen Weg aufzeichnen

    Zeichnen Sie auf einem Blatt auf, wer wann welche Daten wohin schreibt. Markieren Sie jede Stelle, an der etwas abgetippt oder per Mail weitergegeben wird.

  3. 3

    Muss und Wunsch trennen

    Schreiben Sie auf, was die Lösung unbedingt können muss und was nur schön wäre. Diese Liste spart bei jedem Anbieter Gespräche und schützt vor überladener Software.

  4. 4

    Zwei Lösungen vergleichen

    Probieren Sie ein Standardprogramm mit echten Beispieldaten aus, nicht mit den Demodaten des Anbieters. Notieren Sie sachlich, bei welchen Ihrer Spezialfälle es stecken bleibt und ob sich das einstellen lässt.

  5. 5

    Klein beginnen und nachmessen

    Starten Sie mit einer Abteilung, legen Sie ein Ziel fest, etwa «Rapport in zehn Minuten statt in einer Stunde», und prüfen Sie es nach drei Monaten.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Welcher Ablauf kostet uns heute am meisten Zeit?
  2. Welche Programme nutzen wir schon, und was kostet das pro Jahr?
  3. Wer im Team pflegt Daten, wer liest sie nur?
  4. Welche Daten sind schützenswert (Personen, Kunden, Löhne)?
  5. Woran merken wir in einem Jahr, dass es besser ist?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So lösen wir Ihren Spezialablauf für Sie

Wir bauen eine schlanke Webanwendung nur für den Ablauf, den Standardsoftware bei Ihnen nicht abdeckt.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Ein Ablauf, sauber abgebildet

Eingabe, Bearbeitung und Abschluss folgen Ihren Schritten und Begriffen, nicht denen eines Herstellers.

Anmeldung und Rollen

Jede Person sieht und ändert nur, was zu ihrer Aufgabe gehört. Anmeldung über Microsoft 365 ist möglich.

Übernahme bestehender Daten

Ihre Excel-Listen werden einmalig importiert und geprüft, damit Sie nicht bei null anfangen.

Auswertungen und Export

Übersichten nach Status, Zeitraum oder Verantwortlichen sowie Export nach Excel oder PDF.

Schnittstellen, wo sinnvoll

Anbindung an ein System, das Sie schon nutzen, etwa Bexio, Abacus oder Ihre Mailumgebung, soweit das System es zulässt.

Verlauf und Nachvollziehbarkeit

Wer hat wann was geändert? Der Änderungsverlauf beantwortet Rückfragen ohne Suchen.

Erklärvideo, 2 Minuten

So läuft es mit ready4future: von Ihrer Aufgabe zum geprüften Ergebnis

Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So kann ein erstes Softwareprojekt aufgebaut sein

Ein angenommenes Beispiel: ein Treuhandbüro mit 9 Mitarbeitenden verwaltet Mandatsaufträge mit Fristen in Excel und will einen gemeinsamen, verlässlichen Stand.

1

Ablauf klären · 12 Std.

Den heutigen Ablauf mit den Beteiligten durchgehen, Pflichtfelder und Ausnahmen festhalten.

2

Prototyp · 18 Std.

Klickbare Fassung mit Testdaten, an der Sie Schritt für Schritt prüfen, ob es passt.

3

Umsetzen · 45 Std.

Datenmodell, Formulare, Rollen, Fristenlogik, Übersichten und Export.

4

Prüfen · 15 Std.

Zweite Person testet alle Pfade inklusive Fehleingaben; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

5

Übergeben · 10 Std.

Dokumentation, Schulung für das Team, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Ein Ablauf im Betrieb klar benennbar ist, aber in Tabellen und E-Mails lebt.
  • Mehrere Personen am gleichen Vorgang arbeiten und den Stand sehen müssen.
  • Sie bereit sind, in einem kurzen Workshop Ihre Abläufe zu erklären.
  • Sie das Ergebnis nutzen und später erweitern lassen möchten.

Eher nicht, wenn …

  • Sie ein komplettes ERP (Gesamtsystem für Aufträge, Lager und Buchhaltung) oder eine Buchhaltung ersetzen wollen – dafür gibt es ausgereifte Produkte.
  • der Ablauf sich noch laufend ändert und niemand ihn verbindlich beschreiben kann.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Software für kleine Firmen

Woran erkenne ich, dass wir mit Standardsoftware nicht mehr weiterkommen?

Meist daran, dass neben dem Programm eine zweite Tabelle läuft, in die Sonderfälle von Hand eingetragen werden. Wenn mehrere Personen regelmässig Daten abtippen oder Kopien abgleichen, kostet diese Umgehung über das Jahr oft mehr als eine passende Lösung.

Muss es immer eine neue Software sein?

Nein. Oft reichen eine aufgeräumte Ablage, einheitliche Vorlagen und ein paar Regeln. Prüfen Sie zuerst, was Microsoft 365 oder Ihre bestehende Branchenlösung schon kann. Nur wenn ein Ablauf davon nicht abgedeckt wird und viel Zeit kostet, lohnt sich Neues.

Ab wann lohnt sich eigene Software gegenüber einem fertigen Produkt?

Wenn Sie für den Ablauf mehr Zeit mit Umgehungen verbringen als mit der eigentlichen Arbeit, oder wenn ein Produkt mehr kostet, als es einspart. Gibt es eine gute Standardlösung, sagen wir das im Erstgespräch offen, denn dann sparen Sie das Projekt.

Reicht das Basic-Paket für individuelle Software?

In der Regel ja: rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Das Basic-Paket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung. Zusatzstunden kosten CHF 39; nicht bezogene Stunden verfallen. Grössere Vorhaben laufen über das Standard- (156 Std., CHF 4'788) oder Premium-Paket (216 Std., CHF 5'988).

Wer betreibt die Software nach der Abnahme?

Sie entscheiden: Sie betreiben sie selbst oder bei einem Hoster Ihrer Wahl, oder wir übernehmen den Betrieb. Mit Programmcode und Dokumentation können Sie nach vollständiger Bezahlung später auch eine andere Firma beiziehen.

Sprechen wir über Ihr Problem

Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.

Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.

Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil