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Problem lösen · Mitarbeiterplanung

Mitarbeiterplanung ohne Excel: Wie ersetzen wir mehrere Tabellen durch einen gemeinsamen Plan?

Führen Sie zuerst alle Tabellen in einem gemeinsamen Plan in der Cloud zusammen, mit einem Blatt für Verfügbarkeiten und einem für Einsätze. Planungsprogramme für Teams bieten mehr Halt, wenn mehrere Personen gleichzeitig planen. Hat Ihr Betrieb Regeln wie Qualifikationen oder Ruhezeiten, lohnt sich ein Planungstool nach Mass. Ein solches Tool mit Regelprüfung planen wir bei ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum die Planung von Mitarbeitenden so mühsam wird

Wer plant, braucht eine Antwort auf eine einfache Frage: Wer ist am Dienstag verfügbar? Die Antwort steckt in der Ferienliste, im Einsatzplan und in einem Zettel am Kühlschrank. Jede Quelle hat ihren Stand, und die planende Person bleibt die einzige Brücke. Jede Lücke zeigt sich erst, wenn ein Einsatz nicht besetzt ist.

Die Informationen sind getrennt

Verfügbarkeit, Absenzen und Aufträge kommen aus verschiedenen Quellen. Wer plant, muss sie im Kopf zusammenführen, und jede Lücke wird zum Planungsfehler. Das kostet Zeit und führt dazu, dass der Plan an der Person hängt, nicht am System.

Der Plan ist nicht für alle sichtbar

Die Mitarbeitenden sehen nur, was ihnen jemand sagt. Ohne gemeinsame Ansicht entstehen Missverständnisse über Zeit, Ort oder Team, und das Büro verbringt Stunden mit Rückfragen.

Es fehlen Regeln im Plan

Qualifikation, Ruhezeit, Höchstarbeitszeit: Das alles muss die planende Person im Kopf haben. Excel warnt nicht, wenn jemand elf Tage am Stück eingeteilt ist. Solche Verstösse bemerkt man erst, wenn jemand sich beschwert oder eine Kontrolle kommt.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Alle Angaben in einer geteilten Datei in der Cloud mit Blättern für Verfügbarkeit, Absenzen und Einsätze; dazu eine Übersicht pro Woche mit bedingter Formatierung für Konflikte. Mitarbeitende tragen Verfügbarkeit selbst ein.

Sinnvoll, wenn
Kleines Team, einfache Einsätze, eine planende Person.
Grenzen
Keine echte Prüfung von Regeln, Gefahr von Überschreibungen, und Auswertungen sind Handarbeit.
Aufwand
Ein bis zwei Tage Aufbau, keine Zusatzkosten bei vorhandenem Microsoft 365.
Weg 2

Fertige Software

Ein Schicht- oder Teamplanungsprogramm mit Verfügbarkeiten, Einteilung, Tausch und Benachrichtigung; viele erlauben auch Zeiterfassung. Prüfen Sie, wo die Daten liegen und ob Schweizer Regeln berücksichtigt werden.

Sinnvoll, wenn
Ihre Planung entspricht dem Standard (Schichten, Dienste), und mehrere Personen planen.
Grenzen
Lizenzen pro Person, Sonderregeln lassen sich oft nicht abbilden, Umstieg auf ein anderes Programm ist aufwendig.
Aufwand
Einige Wochen Auswahl und Einführung, danach monatliche Gebühr.
Weg 3

Lösung nach Mass

Ein Planungstool nach Mass: Verfügbarkeiten tragen Mitarbeitende selbst ein, Einsätze planen Sie mit einer Wochenansicht, Regeln wie Ruhezeit und Qualifikation werden geprüft, Änderungen gehen per Nachricht raus. Die Daten lassen sich nach Excel exportieren.

Sinnvoll, wenn
Sie haben eigene Planungsregeln, mehrere Planende, und fertige Programme passen nicht.
Grenzen
Die Regeln müssen einmal vollständig beschrieben werden; das Tool unterstützt, ersetzt aber nicht die Verantwortung der Planenden.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für Verfügbarkeit, Einsatzplan, Regelprüfung und Benachrichtigung.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Planungsfragen festhalten

    Schreiben Sie auf, was die Planung beantworten muss: Wer ist verfügbar? Wer kann was? Wer ist wie ausgelastet? Diese drei Fragen bestimmen, welche Daten im Plan stehen müssen.

  2. 2

    Verfügbarkeit selbst eintragen lassen

    Lassen Sie Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit selbst melden, zum Beispiel bis Mittwoch für die Folgewoche. So müssen Sie nicht nachfragen, und Wünsche sind von Anfang an sichtbar.

  3. 3

    Regeln aufschreiben

    Notieren Sie Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Qualifikationen und Mindestbesetzung. Diese Regeln prüfen Sie dann bei jedem Plan; später lassen sie sich einem Tool übergeben. Halten Sie auch fest, wer Ausnahmen bewilligen darf.

  4. 4

    Plan veröffentlichen

    Legen Sie einen festen Zeitpunkt fest, an dem der Plan für alle gilt, etwa donnerstags für die nächste Woche. Spätere Änderungen sind Ausnahmen und werden aktiv gemeldet.

  5. 5

    Auswertung nach einem Quartal

    Prüfen Sie nach drei Monaten, wie oft umgeplant wurde, wer überlastet war und wo Lücken blieben. Das zeigt, wo Regeln fehlen und wo sich Aufwand sparen lässt.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wie viele Personen werden geplant, in welchen Teams?
  2. Welche Regeln gelten (Ruhezeit, Qualifikation, Mindestbesetzung)?
  3. Wer plant, und wer sieht den Plan?
  4. Wie melden Mitarbeitende Verfügbarkeit heute?
  5. Welche Daten sollen in Lohn oder Abrechnung?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So planen Sie Ihre Mitarbeitenden mit einem gemeinsamen Plan

Wir bauen ein Planungstool, in dem Verfügbarkeit, Absenzen und Einsätze zusammenlaufen und alle denselben Stand sehen.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Zentraler Teamkalender

Alle Teams und Standorte in einer Übersicht, filterbar nach Bereich, Funktion oder Person.

Verfügbarkeiten erfassen

Mitarbeitende tragen ein, wann sie können oder nicht. Die Planung sieht es sofort, statt per WhatsApp nachzufragen.

Ferien und Absenzen verknüpft

Genehmigte Abwesenheiten blockieren die Planung automatisch. Es gibt keine zweite Liste, die jemand nachführen muss.

Besetzungs-Übersicht

Je Tag und Team ist sichtbar, ob die Mindestbesetzung erreicht ist. Lücken sind farbig markiert.

Rollen und Sichtbarkeit

Teamleitungen sehen ihr Team, die Geschäftsleitung alles, Mitarbeitende den eigenen Plan, optional auch den des Teams.

Meldungen bei Änderungen

Wer betroffen ist, erfährt von Änderungen am Plan per E-Mail oder Meldung im Tool.

Erklärvideo, 2 Minuten

So läuft es mit ready4future: von Ihrer Aufgabe zum geprüften Ergebnis

Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

So sieht ein Planungs-Projekt mit rund 100 Stunden aus

Ein angenommenes Beispiel: Eine Optikerkette mit 4 Filialen und 22 Mitarbeitenden hat je Filiale eine Excel-Datei für Einsätze und eine gemeinsame Ferienliste und will alles in einem Plan führen.

1

Ist-Zustand · 10 Std.

Dateien, Regeln und Wünsche aufnehmen: Mindestbesetzung, Öffnungszeiten, Qualifikationen.

2

Stammdaten · 12 Std.

Personen, Standorte, Teams, Funktionen; Übernahme der bestehenden Daten.

3

Planung und Kalender · 32 Std.

Teamkalender, Einsätze, Verfügbarkeiten, Besetzungsprüfung.

4

Abwesenheiten und Meldungen · 24 Std.

Ferienanträge, Verknüpfung mit der Planung, Benachrichtigungen.

5

Prüfen · 14 Std.

Zweite Person testet mit realen Wochen; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

6

Übergabe · 8 Std.

Dokumentation, Einführung für Teamleitungen, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Für den Einstieg
Basic
3'588.– CHF / 12 Monate
108 Stunden · oder 12 × CHF 299 · rund CHF 33 pro Stunde, wenn Sie alle Stunden beziehen
Für kleinere Betriebe, Schulen und Institutionen mit einzelnen Aufgaben übers Jahr.
Basic buchen
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • mehrere Teams oder Standorte gemeinsam planen.
  • Verfügbarkeiten heute per Nachricht oder Zettel eintreffen.
  • Ferien und Einsätze in getrennten Dateien stehen.
  • die Leitung Besetzungslücken früher sehen will.

Eher nicht, wenn …

  • Sie eine automatische Schichtoptimierung mit komplexen Tarifregeln brauchen.
  • Ihr Team aus nur wenigen Personen besteht und der Plan sich selten ändert.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Planung ohne Excel

Kann Excel einen Personalplan ordentlich abbilden?

Für kleine Teams und einfache Einsätze ja, vor allem als geteilte Datei in der Cloud. Schwierig wird es bei Regeln wie Ruhezeit oder Qualifikation, bei mehreren Planenden und wenn Mitarbeitende den Plan unterwegs lesen sollen. Dann stösst Excel schnell an seine Grenzen.

Wie vermeiden wir Streit um Wunschzeiten?

Mit festen Spielregeln: Wünsche bis zu einem Stichtag melden, Entscheid nach nachvollziehbaren Kriterien, Wechsel fair verteilen. Machen Sie Wünsche und Entscheide für alle sichtbar. Ein gemeinsamer Plan nimmt dem Thema viel Schärfe, weil alle sehen, wie es zustande kam.

Was müssen wir bei Arbeits- und Ruhezeiten beachten?

Es gelten gesetzliche Vorgaben zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Pausen, die je nach Branche und Vertrag unterschiedlich sind. Ein Planungstool kann Warnungen anzeigen, ersetzt aber keine Prüfung. Klären Sie die Regeln im Zweifel mit einer Fachperson oder Ihrem Branchenverband.

Wie viele Stunden braucht ein Planungstool nach Mass?

Ein Planungstool mit Verfügbarkeit, Einsatzplan, Regelprüfung und Benachrichtigung braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.

Welche Rechte haben wir an der Lösung, und können wir sie weiterentwickeln?

Sie erhalten Quellcode, Dokumentation und Abnahmedokument. Nach vollständiger Bezahlung haben Sie das ausschliessliche, unbefristete Recht, die für Sie erstellten Teile zu nutzen und weiterentwickeln zu lassen; für wiederverwendbare Bausteine und Open-Source-Teile gilt ein einfaches Nutzungsrecht bzw. deren Lizenz. Eine eigene Informatikfirma kann das Tool übernehmen. Auf Wunsch betreuen wir es weiter, verpflichtend ist das nicht.

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