Für kleine Teams reicht oft eine einheitliche Vorlage in der Cloud mit Auswahllisten und festem Format. Zeiterfassungsprogramme erfassen am Handy oder Computer und rechnen Salden selbst. Wenn Ihre Regeln besonders sind, etwa Zuschläge, Projekte oder Schweizer Vorgaben, lohnt sich eine Zeiterfassung nach Mass. Für eine solche Zeiterfassung, die Excel ablöst, rechnen wir bei ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Jede Person führt ihre Stunden in einer eigenen Excel-Datei oder auf einem Zettel. Am Monatsende fehlen Einträge, Pausen sind unklar, und jemand sammelt die Dateien ein, um die Auswertung zu erstellen. Das kostet Zeit und Nerven, und bei Lohn und Rechnung hängen Franken an jeder Stunde, die falsch erfasst ist.
Nichts zwingt jemanden, die Zeit einzutragen. Wer es vergisst, trägt am Monatsende aus dem Gedächtnis nach, und die Zahlen stimmen nur ungefähr, was bei Lohn und Rechnung Folgen hat.
Eine Person rechnet in Dezimalstunden, die andere in Uhrzeit, die dritte lässt Pausen weg. Beim Zusammenführen entstehen Fehler, und die Regeln stehen nur in einzelnen Köpfen.
Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz an Vorgaben gebunden, die je nach Betrieb und Vertrag unterschiedlich ausfallen. Eine einfache Tabelle klärt nicht, ob sie diese erfüllt.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Eine einheitliche Vorlage in der Cloud mit festem Zeitformat, Auswahllisten für Projekt und Tätigkeit, eingebauter Pausenregel und Summenzeile. Alle tragen täglich ein; die Chefin prüft wöchentlich die Vollständigkeit.
Ein Zeiterfassungsprogramm mit Stempeln am Handy oder Computer, Projekten, Absenzen, Salden und Auswertung. Prüfen Sie Schweizer Anforderungen, Standort der Daten und Kosten pro Person.
Eine Zeiterfassung nach Mass: Stempeln oder Nachtragen am Handy, Projekte, Pausen- und Zuschlagsregeln nach Ihrem Vertrag, Erinnerung bei fehlenden Einträgen und Export für Lohn und Rechnungen.
Fragen Sie bei Ihrer Branchenorganisation oder einer Fachperson nach, welche Aufzeichnungen für Ihren Betrieb nötig sind. Halten Sie schriftlich fest, was erfasst werden muss, bevor Sie ein Werkzeug wählen.
Entscheiden Sie, ob Zeiten als Uhrzeit oder dezimal erfasst werden, und führen Sie es überall ein. Schon diese Einheitlichkeit macht die Monatsauswertung deutlich einfacher und die Summen nachvollziehbar.
Legen Sie fest, dass die Zeit am selben Tag erfasst wird, nicht am Monatsende. Eine feste Erinnerung am Nachmittag erhöht die Genauigkeit stärker als jedes Programm.
Kontrollieren Sie jeden Freitag die Vollständigkeit und sprechen Sie Lücken sofort an. So bleibt der Monatsabschluss eine Formsache, statt zur Suche nach fehlenden Einträgen zu werden.
Legen Sie fest, welche Zahlen Sie brauchen: Stunden pro Person, pro Projekt, Überzeit, Ferienstand. Nur was klar definiert ist, lässt sich automatisch auswerten und später in ein Programm übernehmen.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen eine Zeiterfassung, in der alle am Handy oder Computer ihre Stunden eintragen und Sie die Auswertung auf Knopfdruck erhalten.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Beginn, Ende und Pausen oder Stunden pro Projekt, am Handy oder am PC. Zuletzt genutzte Projekte stehen oben.
Fehlt ein Tag, erhält die Person eine Erinnerung. Die Leitung sieht, wo Einträge offen sind, noch vor dem Monatsende.
Monatsblätter werden geprüft und freigegeben. Nach der Freigabe sind sie gesperrt, Änderungen sind nachvollziehbar.
Soll, Ist, Überstunden und Gleitzeit werden nach Ihrem Modell berechnet, auch für Teilzeit und unterschiedliche Pensen.
Monatsübersicht je Person und je Projekt, Export nach Excel oder CSV für Ihre Lohn- und Rechnungsstelle.
Fixe Zeiten, Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit lassen sich nach Ihrem Reglement hinterlegen.
Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.
Ein angenommenes Beispiel: Eine Treuhandfirma mit 18 Mitarbeitenden erfasst Stunden pro Mandat in Excel und möchte Zeiten, Freigabe und Mandatsauswertung digital führen.
Arbeitszeitmodelle, Projekte oder Mandate, Freigabeweg und Kennzahlen festlegen.
Eingabeformular, Wochenansicht, Erinnerungen, Projektliste.
Monatsfreigabe, Sperre, Berechnung von Soll, Ist und Überzeit.
Berichte je Person und Mandat, Exporte.
Zweite Person rechnet Salden nach, testet Sonderfälle; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung für das Team, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Das hängt von Betrieb und Vorgaben ab. Für kleine Teams mit einfachen Modellen kann eine saubere Tabelle reichen, wenn sie vollständig und nachvollziehbar geführt wird. Klären Sie die rechtlichen Anforderungen für Ihren Betrieb bei einer Fachstelle, bevor Sie sich festlegen.
Mit einer Regel, dass Zeiten täglich erfasst werden, und mit einem Werkzeug, das spätere Änderungen protokolliert. Eine Tabelle kann das kaum, ein Programm oder Tool nach Mass schon. So bleibt nachvollziehbar, wer wann etwas angepasst hat.
Legen Sie die Regeln schriftlich fest: Mindestpausen, automatische Abzüge, Überzeit nach Vertrag. Ein Programm oder Tool wendet sie dann einheitlich an. Die gesetzlichen Vorgaben können je nach Branche variieren; klären Sie sie im Zweifel mit einer Fachperson.
Eine Zeiterfassung mit Erfassung am Handy, Regeln, Auswertung und Export braucht bei ready4future ICT rund 100 Stunden, ohne Festpreis und ohne Terminzusage. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung; Zusatzstunden CHF 39.
Das legen Sie fest: Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten, Vorgesetzte die ihres Teams, die Geschäftsleitung die Auswertung. Entwickelt wird mit erfundenen Beispieldaten; echte Zeiten verarbeiten wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf einem Server der Alpasana in Deutschland (EU). Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz.
Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden digital erfassen statt auf Papier? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Ferienliste in Excel, Anträge per Mail und mündlich? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für kleine Firmen. Ab CHF 3'588 im Jahrespaket.
Verfügbarkeiten und Einsätze in mehreren Excel-Tabellen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für kleine Firmen. Ab CHF 3'588.
Der Einsatzplan in Excel ist unterwegs selten aktuell? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Rapportvorlage in Excel, das Büro tippt alles ab? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für die digitale Erfassung. Ab CHF 3'588.
Angaben aus Formularen, Mails oder PDFs von Hand abtippen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
