Für den Anfang genügt eine gemeinsame Auftragsliste mit Status, verantwortlicher Person und Termin, zum Beispiel in Excel auf OneDrive oder in Microsoft Lists, der Listen-App von Microsoft 365. Wird die Liste zu gross oder brauchen Sie Dokumente, Rollen und Rückmeldungen, ist eine Auftragsverwaltung nach Mass der nächste Schritt. Im Musterbeispiel veranschlagt ready4future ICT dafür rund 100 Arbeitsstunden.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Ein Auftrag beginnt oft mit einer Mail, wird am Telefon präzisiert und in einer Liste festgehalten. Dokumente liegen im Ordner, Änderungen im Chat. So verteilt sich das Wissen über den Auftrag auf viele Orte, und wer nachfragen muss, bindet damit meist eine zweite Person.
Die Anfrage kam per Mail, die Offerte liegt im Ordner, der Termin steht im Kalender, der Stand in der Excel-Liste. Wer den ganzen Auftrag sehen will, muss alle Orte kennen und durchsuchen.
Ob ein Auftrag erfasst, geplant, in Arbeit oder abgeschlossen ist, steht meist nirgends zuverlässig. Jede Person verwendet eigene Begriffe, und Auswertungen sind dadurch nicht vergleichbar.
Wenn sich Termin oder Umfang eines Auftrags ändern, informiert jemand die Beteiligten einzeln. Wer vergessen geht, arbeitet nach altem Stand und erzeugt Aufwand, der vermeidbar gewesen wäre.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Eine gemeinsame Auftragsliste in Excel Online, SharePoint oder Microsoft Lists mit festen Statuswerten, Termin, Verantwortlichen und Link zum Ordner. Eine Regel dazu: Jede Änderung wird nur dort eingetragen.
Auftrags- und Projektprogramme für KMU, teils mit Branchenfunktionen (Handwerk, Service, Agentur). Testen Sie, ob Ihr Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung abgebildet wird und ob Export und Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltung bestehen.
Eine Auftragsverwaltung mit Status, Terminen, Dokumenten, Verantwortlichen und Verlauf. Büro und Aussendienst sehen denselben Stand, Änderungen gehen automatisch an die Betroffenen.
Bestimmen Sie vier bis sechs Zustände, die jeder Auftrag durchläuft, etwa «Anfrage», «Offerte», «Geplant», «In Arbeit», «Abgeschlossen». Alle im Betrieb verwenden dieselben Begriffe und meinen damit dasselbe.
Halten Sie fest, was zu jedem Auftrag gehören muss: Kunde, Beschreibung, Termin, verantwortliche Person, Ort. Fehlende Angaben werden sonst später mit mühsamen Rückfragen teuer nachgeholt.
Geben Sie jedem Auftrag eine eindeutige Nummer, die in Mails, Ordnern und Listen vorkommt. So finden Sie alles zu einem Auftrag ohne langes Suchen und ohne Verwechslungen.
Legen Sie fest, wer Änderungen eintragen darf und wie die Betroffenen informiert werden. Eine kurze Regel, die alle einhalten, wirkt mehr als ein aufwendiges Werkzeug.
Gehen Sie einmal pro Woche gemeinsam die offene Auftragsliste durch, am besten im Stehen und höchstens zehn Minuten. Das deckt Hängengebliebenes auf und zeigt, ob Ihre Statuswerte im Alltag funktionieren.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen eine Auftragsverwaltung, in der Status, Termine, Dokumente und Zuständigkeiten an einem Ort stehen und für alle gleich sind.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Alle Aufträge mit Phase, Verantwortlichem und Termin, filterbar und sortierbar; Verspätungen werden hervorgehoben.
Pro Auftrag Kundendaten, Dokumente, Notizen, Fotos und Verlauf an einem Ort.
Einzelschritte mit Fälligkeit und Zuständigkeit; Erinnerung bei Verzug.
Wer hat wie viele Aufträge in Arbeit, damit Neues passend verteilt werden kann.
Erledigte Aufträge gehen mit Checkliste in die Abrechnung; Daten werden an Ihre Buchhaltung exportiert.
Durchlaufzeit, Anzahl je Monat und Kunde, offene Aufträge nach Alter.
Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.
Ein angenommenes Beispiel: ein Gartenbaubetrieb mit 18 Mitarbeitenden bearbeitet 40 bis 60 Aufträge gleichzeitig und verwaltet sie in Excel und Mailordnern.
Auftragsphasen, Rollen, Dokumente und gewünschte Auswertungen.
Liste und Auftragsakte mit Testaufträgen, Rückmeldung von Büro und Bauleitung.
Aufträge, Aufgaben, Dokumente, Rollen, Kapazität, Auswertungen, Export.
Laufende Aufträge nachbilden, Datenübernahme prüfen, Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Wenn die Liste von mehreren Personen gepflegt wird, Aufträge Dokumente und Termine mitbringen oder Rückfragen zum Stand täglich vorkommen. Dann kostet die Suche über die Woche mehr Zeit, als eine einfache Software zu bauen oder zu kaufen.
Teilen Sie sie in Etappen mit eigenem Status und Termin. So bleibt der Gesamtstand sichtbar, und Verzögerungen fallen früh auf. Eine kurze Wochenbesprechung der Aufträge, die länger als geplant dauern, hilft dabei in jedem System und mit jedem Werkzeug.
Nein. Die Auftragsverwaltung ergänzt Ihre Buchhaltung und gibt dem Team einen Überblick. Rechnungen und Buchungen bleiben in Bexio, Abacus oder Ihrem System; wir exportieren die nötigen Daten.
Eine Auftragsverwaltung in der beschriebenen Grösse braucht rund 100 Stunden. Je mehr Phasen und Dokumentarten, desto höher der Aufwand; die übrigen Stunden stehen für Anpassungen bereit. Basic: 108 Stunden für CHF 3'588, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung, ohne MWST. Weitere Stunden kosten CHF 39, nicht bezogene Stunden verfallen.
Wir importieren Ihre Excel-Liste und prüfen sie auf Doppelte und Lücken. Fehlende Angaben markieren wir, damit Sie sie nachtragen können, bevor das Team startet.
Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten in Projekten im Überblick? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Wiederkehrende Büroabläufe automatisch abwickeln statt per Mail weiterleiten? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Kunden sollen Aufträge und Dokumente selbst online einsehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Portal im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Mitarbeitende sollen Rapporte direkt vor Ort erfassen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigene Rapport-App im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Daten unterwegs mit dem Handy erfassen statt auf Zetteln und später abtippen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Mängel vor Ort erfassen, zuweisen und bis zur Erledigung verfolgen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
