Der einfachste Weg ist ein geschützter Ordner in einem Cloud-Speicher, den Sie pro Kunde freigeben, etwa über Microsoft 365 oder eine Dateiablage. Wollen Sie zusätzlich den Auftragsstand zeigen, Rückfragen bündeln und Zugriffe nachvollziehen, ist ein Kundenportal nach Mass sinnvoll. Im Musterbeispiel rechnen wir bei ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden; Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Kundschaft will wissen, wie weit ihr Auftrag ist und wo das Dokument liegt. Wenn sie das nur über Nachfrage erfährt, entsteht ein ständiger Strom von Mails und Anrufen. Das nervt beide Seiten: Das Büro unterbricht die Arbeit, und die Kunden fühlen sich im Ungewissen gelassen.
Jede Anfrage nach dem Stand muss jemand im Büro beantworten, oft mit Suchen in mehreren Systemen. Bei wachsender Kundschaft bindet das Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
Grosse Anhänge, mehrere Versionen und fehlende Zugriffskontrolle machen den Mailversand zur Notlösung. Wer eine Datei weiterleitet, entzieht sie ausserdem Ihrer Kontrolle, und Sie erfahren nicht, ob sie gelesen wurde.
Der Auftragsstatus steht in einer internen Liste, die Kunden nicht sehen. Ohne einfache Möglichkeit, ihn weiterzugeben, bleibt nur die Nachfrage per Telefon oder Mail, und die Antwort ist dann schon wieder veraltet.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Legen Sie pro Kunde einen freigegebenen Ordner in OneDrive, SharePoint oder einer anderen Dateiablage an und teilen Sie ihn mit Link und Ablaufdatum. Ein kurzes Standardmail erklärt, wo was liegt.
Es gibt Kundenportal-Module in Branchenlösungen, Projektprogrammen und CRM-Systemen. Prüfen Sie, ob Ihre Dokumentarten und Rollen abgebildet werden und wo die Daten gespeichert sind.
Ein geschütztes Portal im Browser, das Aufträge, Status, Dokumente und Rückfragen Ihrer Kundschaft nach Ihrem Ablauf zeigt. Jeder Kunde sieht nur seine Daten, und Sie sehen, wer wann etwas geöffnet hat.
Notieren Sie vier Wochen lang, was Kunden am häufigsten fragen. Meist sind es drei bis fünf wiederkehrende Fragen. Genau diese Antworten kommen später ins Portal.
Bestimmen Sie, welche Dokumente Kundinnen und Kunden sehen sollen: Offerte, Rechnung, Pläne, Protokolle. Alles, was nur intern gedacht ist, bleibt draussen. Legen Sie auch fest, wie lange Dokumente abrufbar bleiben.
Überlegen Sie, wer wen sehen darf. Ein Kunde mit mehreren Ansprechpartnern braucht eventuell mehrere Zugänge. Schreiben Sie die Regeln auf, bevor Sie ein Werkzeug auswählen.
Klären Sie, welche Daten Kunden sehen, wo sie gespeichert sind und wie lange. Bei sensiblen Daten brauchen Sie eine Zwei-Faktor-Anmeldung und eine saubere Information der Kundschaft.
Starten Sie mit zwei verständnisvollen Kunden und fragen Sie nach drei Wochen, was ihnen geholfen hat und was sie vermissen. Erst danach öffnen Sie das Portal für alle anderen.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen ein Kundenportal, in dem Ihre Kundschaft ihren Auftragsstand und ihre Dokumente jederzeit selbst findet.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Jede Kundin und jeder Kunde meldet sich an und sieht nur die eigenen Daten, auf Wunsch mit zweitem Faktor.
Offerten, Verträge, Rechnungen und Berichte zum Download, nach Datum und Art geordnet.
Schritte wie «in Prüfung», «in Arbeit», «erledigt» mit Datum, ohne dass jemand telefonieren muss.
Kunden laden Unterlagen hoch oder stellen Fragen; Sie sehen alles gebündelt statt verstreut.
Eine Mail informiert, wenn ein neues Dokument da ist, ohne den Inhalt in die Mail zu legen.
Konten anlegen, Dokumente zuordnen, Zugriffe sperren, mit Protokoll, wer etwas abgerufen hat.
Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.
Ein angenommenes Beispiel: eine Treuhand- und Steuerberatung mit 12 Mitarbeitenden möchte Belege einsammeln und fertige Unterlagen bereitstellen.
Welche Unterlagen, welche Rollen, wie kommen Kundenkonten zustande.
Portalansichten für Kunde und Team mit Testdokumenten.
Anmeldung, Dokumentenablage, Upload, Status, Mails, Verwaltung, Protokoll.
Rechtetest: Kann Kunde A die Daten von Kunde B sehen? Zweite Person, Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung für das Team, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Nein. Das Portal läuft im Browser, am Computer und am Handy. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort, auf Wunsch mit zusätzlichem Code. Wichtig ist, dass Sie Ihre Kundschaft kurz informieren und wissen, wen sie bei Problemen anrufen kann.
Das hängt von der Umsetzung ab: Jede Person sieht nur ihre eigenen Daten, Zugriffe werden festgehalten, und Verbindungen sind verschlüsselt. Für vertrauliche Dokumente empfehlen wir eine Zwei-Faktor-Anmeldung. Ein Portal ist oft sicherer als Anhänge per E-Mail, weil die Dateien an einem kontrollierten Ort bleiben.
Zugriff nur nach Anmeldung, verschlüsselte Übertragung, getrennte Daten je Kunde und ein Protokoll der Zugriffe. Den Rechtetest führt eine zweite Person vor der Abnahme durch. Absolute Sicherheit gibt es nicht, aber das ist deutlich besser als Anhänge per E-Mail.
Nicht im Grundumfang. Das Kundenportal braucht rund 100 Stunden; zusätzliche Funktionen wie Online-Zahlung wären ein eigenes Thema. Basic: 108 Stunden für CHF 3'588, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung, ohne MWST. Weitere Stunden kosten CHF 39, nicht bezogene Stunden verfallen.
Nein. Das Portal läuft im Browser, auch auf dem Handy. Die Einladung erfolgt per E-Mail mit einem persönlichen Link; ein Passwort wählen die Kunden selbst, wir sehen es nicht.
Dokumente sicher mit Kunden oder Mitarbeitenden teilen statt per Mail? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Mitarbeiterinfos, Formulare und Anträge zentral online verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Welche Webanwendung hilft einer Firma bei internen Abläufen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Kundenkontakte und Gespräche an einem Ort verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für kleine Firmen. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Wichtige Kennzahlen Ihrer Firma an einem Ort sehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Dashboard im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Berichte automatisch aus Ihren Daten erstellen statt von Hand? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
