Problem lösen · Wartungen planen

Wartungen automatisch planen: Wie dokumentieren wir wiederkehrende Prüfungen, ohne dass Fristen untergehen?

Beginnen Sie mit einer Liste aller Geräte und Anlagen, jeweils mit Intervall und nächstem Termin, und lassen Sie sich per Kalender oder Aufgabenliste erinnern. Wenn Wartungen von mehreren Personen ausgeführt, nachgewiesen und ausgewertet werden müssen, ist ein Wartungsplaner nach Mass sinnvoll. Einen solchen Wartungsplaner mit Nachweisen schätzen wir bei ready4future ICT auf rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Wenn die Wartung fällig ist und es niemand gemerkt hat

Wartungen kommen nicht jeden Tag vor, und genau das macht sie anfällig. Wenn eine Frist nur in einer Liste steht, die niemand täglich öffnet, wird sie leicht übersehen. Der Ausfall einer Anlage zeigt dann, was versäumt wurde, oft zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt.

Fristen leben in Listen ohne Erinnerung

Eine Tabelle zeigt, wann etwas fällig ist, aber sie meldet sich nicht. Wer nicht regelmässig nachschaut, verpasst Termine, und die Liste bleibt blosse Dokumentation statt wirksamer Hilfe.

Der Nachweis ist verstreut

Wartungsberichte, Prüfprotokolle und Rechnungen liegen an verschiedenen Orten. Wenn Behörde, Versicherung oder Kunde einen Nachweis verlangt, beginnt eine aufwendige und oft hektische Suche im ganzen Betrieb.

Wissen steckt in einzelnen Personen

Welche Anlage wann, wie und von wem gewartet wird, weiss oft nur eine erfahrene Person. Scheidet sie aus, gehen Hinweise und Besonderheiten verloren, die nirgends aufgeschrieben waren.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Eine Anlagenliste in Excel oder SharePoint mit Intervall, letzter und nächster Wartung. Terminserien im Kalender oder Aufgaben in Planner erinnern die Zuständigen, Berichte legen Sie in einem Ordner pro Anlage ab.

Sinnvoll, wenn
Bei wenigen Anlagen und einer Person, die die Wartung steuert.
Grenzen
Keine automatische Berechnung des nächsten Termins, keine Nachweiskette, und die Qualität hängt an der Disziplin.
Aufwand
Ein bis zwei Tage Aufbau, danach gelegentliche Pflege.
Weg 2

Fertige Software

Instandhaltungs- und Facility-Management-Programme rechnen Intervalle und erzeugen Aufträge. Prüfen Sie, ob Ihre Anlagenarten abgebildet werden, ob Handy und Offline-Betrieb möglich sind und wo die Daten liegen.

Sinnvoll, wenn
Wenn Sie viele Anlagen betreuen und das Programm Ihre Branche kennt.
Grenzen
Gebühren pro Nutzer oder Anlage, Einarbeitung, und das Programm kann für kleine Betriebe überdimensioniert sein.
Aufwand
Mehrere Wochen für Datenübernahme und Einführung, danach laufende Gebühren.
Weg 3

Lösung nach Mass

Ein Wartungsplaner mit Anlagen, Intervallen, Zuständigen und Erinnerungen. Wartungen werden am Handy bestätigt, Nachweise und Fotos sind der Anlage zugeordnet, und eine Übersicht zeigt, was fällig ist.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihre Wartungen eigene Regeln haben und Nachweise für Kunden oder Behörden nötig sind.
Grenzen
Anlagendaten müssen sauber erfasst werden, und rechtlich vorgeschriebene Prüfungen sind gesondert zu klären.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für einen Wartungsplaner mit Anlagen, Fristen und Nachweis.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Alle Anlagen erfassen

    Gehen Sie einmal durch den Betrieb und listen Sie jedes Gerät auf, das gewartet werden muss, mit Standort und Verantwortlichem. Die Liste ist meist länger, als man denkt.

  2. 2

    Intervalle klären

    Notieren Sie zu jeder Anlage, in welchem Abstand sie gewartet werden muss, und woher die Vorgabe kommt: Hersteller, Vorschrift oder Erfahrung. Das trennt Pflicht von Gewohnheit.

  3. 3

    Zuständigkeit festlegen

    Bestimmen Sie für jede Anlage, wer die Wartung ausführt oder beauftragt und wer sie kontrolliert. Eine fällige Wartung ohne Namen bleibt leicht liegen.

  4. 4

    Erinnerung einrichten

    Lassen Sie sich Wartungen mindestens zwei Wochen vor der Frist melden, per Kalender oder Aufgabenliste. So bleibt genug Zeit, einen Termin zu vereinbaren und Material zu organisieren.

  5. 5

    Nachweis ablegen

    Legen Sie fest, wie jede Wartung festgehalten wird: Datum, ausführende Person, Befund, Foto. Ein einheitliches Vorgehen erspart die Suche, wenn später ein Nachweis verlangt wird.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wie viele Anlagen und Geräte müssen wir warten?
  2. Welche Intervalle und Vorgaben gelten?
  3. Wer führt aus, wer kontrolliert?
  4. Welche Nachweise verlangen Kunden, Versicherung oder Behörden?
  5. Soll die Wartung mit Aufträgen oder Rechnungen zusammenhängen?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So behalten Sie jede Wartung rechtzeitig im Griff

Wir bauen einen Wartungsplaner, der Fristen berechnet, rechtzeitig erinnert und jede erledigte Wartung nachweisbar festhält.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Anlagenliste

Alle Geräte und Anlagen mit Standort, Hersteller, Seriennummer, Servicepartner und Dokumenten.

Fristen und Intervalle

Wartung nach Kalender, Betriebsstunden oder Saison; das nächste Datum wird automatisch berechnet.

Erinnerungen

Mail oder Mitteilung zu fälligen und überfälligen Wartungen, an die zuständige Person und die Stellvertretung.

Durchführung festhalten

Nach dem Service Datum, Ergebnis, Kosten und Bericht erfassen; das System schlägt den nächsten Termin vor.

Kostenübersicht

Wartungskosten je Anlage und Jahr, damit Ersatzentscheide auf Zahlen beruhen.

Kalender und Export

Fällige Termine als Kalenderansicht oder Export in den Outlook-Kalender.

Kurzfilm (Animation), 2 Minuten

Vom Auftrag bis zur Abnahme: So entsteht Ihre Lösung

Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

Beispiel: ein Wartungsplaner in rund 100 Stunden

Ein angenommenes Beispiel: eine Liegenschaftsverwaltung mit 12 Mitarbeitenden und 40 Objekten führt Wartungen von Heizung, Lift und Brandschutz in Tabellen.

1

Klären · 10 Std.

Anlagenarten, Intervalle, Verträge, Rollen und Fristen.

2

Prototyp · 15 Std.

Anlagenliste und Fälligkeitsansicht mit Beispieldaten.

3

Umsetzen · 47 Std.

Anlagen, Fristenlogik, Erinnerungen, Durchführung, Kosten, Kalender.

4

Prüfen · 18 Std.

Fristen nachrechnen, Erinnerungen testen, Datenübernahme prüfen; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

5

Übergeben · 10 Std.

Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Sie viele Anlagen mit wiederkehrenden Fristen haben.
  • Heute eine Person die Fristen im Kopf hat.
  • Servicepartner und Verträge pro Anlage unterschiedlich sind.
  • Sie Kosten je Anlage nachvollziehen möchten.

Eher nicht, wenn …

  • Sie eine Instandhaltung nach strengen Normen (z. B. Luftfahrt, Medizin) mit Zulassungspflicht brauchen.
  • Sie nur wenige Geräte mit Jahreswartung haben.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Wartungsplaner

Wie finde ich heraus, welche Wartungsintervalle gelten?

Zuerst in den Unterlagen des Herstellers, dann in Vorschriften und Auflagen, die für Ihre Branche gelten, und schliesslich in der eigenen Erfahrung. Bei sicherheitsrelevanten Anlagen klären Sie die Pflichten mit einer Fachperson oder dem zuständigen Verband, wir geben dazu keine Auskunft.

Reicht eine Excel-Liste mit Kalendererinnerungen?

Bei wenigen Anlagen ja. Probleme entstehen, wenn mehrere Personen warten, Nachweise gebraucht werden und Fristen sich nach der letzten Ausführung verschieben. Dann hilft ein System, das den nächsten Termin selbst berechnet und jede Erledigung nachvollziehbar festhält.

Ersetzt der Planer eine Facility-Management-Software?

Nein. Er deckt Wartungsfristen und Zuständigkeiten ab. Für umfassendes Facility Management mit Flächen, Verbrauch und Verträgen gibt es ausgereifte Produkte. Wir sagen offen, wenn Ihr Bedarf dafür spricht.

Reicht das Basic-Paket für einen Wartungsplaner?

In der Regel ja: rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Das Basic-Paket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung. Zusatzstunden kosten CHF 39; nicht bezogene Stunden verfallen. Die Menge der Anlagenarten bestimmt den Aufwand.

Wie gelangen unsere Anlagedaten ins System?

Ihre Excel-Listen werden importiert und von uns auf Lücken geprüft. Dokumente wie Wartungsverträge lassen sich anhängen, dafür bereiten wir einen einfachen Upload vor.

Sprechen wir über Ihr Problem

Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.

Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.

Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil