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Problem lösen · Lagerbestand

Lagerbestand einfach verwalten: Wie bleibt er aktuell, statt nur am Inventurtag zu stimmen?

Für ein kleines Lager genügt oft eine Tabelle mit Artikel, Bestand und Mindestbestand, die bei jeder Entnahme und Lieferung nachgeführt wird. Wenn mehrere Personen buchen, Chargen oder Lagerplätze eine Rolle spielen oder die Nachbestellung automatisch ausgelöst werden soll, ist eine eigene Lagerverwaltung sinnvoll. Das Musterbeispiel einer solchen Lagerverwaltung umfasst bei ready4future ICT rund 100 Arbeitsstunden.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Warum der Bestand nur am Inventurtag stimmt

Ein Lager ist ständig in Bewegung, die Liste dagegen steht still. Zwischen Entnahme und Eintrag vergehen Stunden oder Tage, und jede vergessene Buchung vergrössert die Lücke. Am Ende entscheidet man beim Bestellen nach Gefühl, statt sich auf Zahlen zu stützen, und bezahlt dafür mit Lagerhütern und leeren Regalen.

Buchungen entstehen nicht beim Ereignis

Wer Material nimmt, trägt nicht gleich ein. Die Buchung folgt später oder gar nicht. So weicht der Buchbestand vom echten Bestand ab, und jede Abweichung wächst unbemerkt weiter an.

Es gibt keine Mindestbestände

Ohne festgelegte Grenzen merkt man erst, dass etwas fehlt, wenn es gebraucht wird. Nachbestellungen werden dann dringend und teurer, und manchmal steht ein Auftrag still.

Artikel sind uneinheitlich benannt

Dasselbe Material steht unter drei Namen in der Liste. Bestand und Verbrauch werden auf verschiedene Zeilen verteilt, und Auswertungen verlieren ihren Wert, bevor sie beginnen.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Eine Tabelle mit eindeutiger Artikelnummer, Bestand, Mindestbestand und Lagerplatz. Entnahmen und Zugänge werden auf einem zweiten Blatt eingetragen, der Bestand rechnet sich daraus. Eine bedingte Formatierung färbt Artikel unter Mindestbestand rot.

Sinnvoll, wenn
Bei kleinem Lager, wenigen Artikeln und ein, zwei Personen, die buchen.
Grenzen
Eingaben können überschrieben werden, es gibt keine Scanfunktion, und die Tabelle wird bei mehreren Nutzern fehleranfällig.
Aufwand
Ein bis zwei Tage Aufbau, danach tägliche Pflege.
Weg 2

Fertige Software

Lager- und Warenwirtschaftsprogramme gibt es von der einfachen Bestandsliste bis zum Komplettsystem. Prüfen Sie, ob Sie mit Barcode oder QR-Code arbeiten können und wie sich Daten in Ihre Buchhaltung übertragen lassen.

Sinnvoll, wenn
Wenn Sie ein gängiges Lagermodell haben und Rechnungswesen oder Webshop anbinden möchten.
Grenzen
Gebühren pro Nutzer, grosse Systeme sind für kleine Lager zu schwer, und die Einführung bindet Zeit.
Aufwand
Mehrere Wochen für Auswahl, Datenübernahme und Schulung.
Weg 3

Lösung nach Mass

Eine Lagerverwaltung mit Artikeln, Lagerplätzen, Entnahme per Handy und Mindestbestand mit Warnung. Zugänge und Abgänge werden direkt gebucht, die Bestellliste ergibt sich daraus.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihr Lager einfach, aber speziell ist und mehrere Personen laufend buchen.
Grenzen
Die Artikelstammdaten müssen sauber aufgebaut werden, und alle müssen bereit sein, wirklich zu buchen.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für eine Lagerverwaltung mit Buchung, Mindestbestand und Auswertung.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Artikel bereinigen

    Legen Sie für jeden Artikel genau einen Namen und eine Nummer fest und führen Sie doppelte Einträge zusammen. Ein sauberer Artikelstamm ist die Basis jeder Lagerführung.

  2. 2

    Lagerplätze benennen

    Teilen Sie das Lager in beschriftete Plätze ein, etwa Regal A, Fach 3. Wer weiss, wo etwas liegt, bucht schneller, sucht weniger und findet Fehlbestände früher.

  3. 3

    Mindestbestände bestimmen

    Legen Sie je Artikel fest, bei welchem Bestand nachbestellt wird. Rechnen Sie mit der Lieferzeit und dem Verbrauch pro Woche. Zu Beginn reichen grobe Werte für die wichtigsten Artikel.

  4. 4

    Buchung am Regal

    Machen Sie es einfach, direkt beim Entnehmen zu buchen: ein Zettel am Regal, ein QR-Code oder ein Link auf dem Handy. Die beste Regel hilft nichts, wenn die Buchung umständlich ist.

  5. 5

    Stichproben statt grosser Inventur

    Zählen Sie monatlich zehn Artikel nach und vergleichen Sie mit dem Buchbestand. Kleine, regelmässige Zählungen zeigen Fehler früher als eine einzige grosse Inventur am Jahresende.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Wie viele Artikel führen wir, und wie viele davon sind wichtig?
  2. Wer entnimmt, wer liefert an, wer bestellt nach?
  3. Brauchen wir Chargen, Verfalldaten oder Seriennummern?
  4. Mit welchen Lieferanten arbeiten wir, und wie sind die Lieferzeiten?
  5. Soll das Lager mit Aufträgen oder Rechnungen verbunden sein?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So stimmt Ihr Lagerbestand auch zwischen den Inventuren

Wir bauen eine Lagerverwaltung, in der jede Entnahme und Lieferung sofort gebucht ist und Sie rechtzeitig vor leeren Regalen gewarnt werden.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Artikelstamm

Artikel mit Nummer, Bezeichnung, Lagerort, Einheit, Lieferant und Mindestbestand.

Entnahme per Scan oder Tap

Mitarbeitende buchen Entnahmen am Handy, wenn möglich mit Zuordnung zu Auftrag oder Baustelle.

Wareneingang

Zugänge verbuchen, Lieferscheine ablegen, Bestand sofort aktualisieren.

Mindestbestand und Bestellvorschlag

Liste der Artikel unter Mindestbestand mit Vorschlag der Menge; Bestellmail an den Lieferanten.

Inventur

Zählen mit dem Handy, Differenzen sofort sichtbar; Korrekturbuchung mit Protokoll.

Auswertungen

Verbrauch je Auftrag oder Zeitraum, Lagerwert, langsam drehende Artikel.

Kurzfilm (Animation), 2 Minuten

Vom Auftrag bis zur Abnahme: So entsteht Ihre Lösung

Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

Beispiel: eine Lagerverwaltung in rund 100 Stunden

Ein angenommenes Beispiel: ein Elektroinstallationsbetrieb mit 20 Mitarbeitenden führt ein Lager mit 800 Artikeln und entnimmt auf Baustellen.

1

Klären · 10 Std.

Artikel, Lagerorte, Entnahmeablauf, Lieferanten und Mindestbestände.

2

Prototyp · 15 Std.

Entnahme und Bestandsliste am Handy ausprobieren.

3

Umsetzen · 47 Std.

Artikelstamm, Buchungen, Mindestbestand, Bestellliste, Inventur, Import.

4

Prüfen · 18 Std.

Zählung gegen Systembestand vergleichen, Rechte, Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

5

Übergeben · 10 Std.

Dokumentation, Einführung für Magazin und Monteure, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Für den Einstieg
Basic
3'588.– CHF / 12 Monate
108 Stunden · oder 12 × CHF 299 · rund CHF 33 pro Stunde, wenn Sie alle Stunden beziehen
Für kleinere Betriebe, Schulen und Institutionen mit einzelnen Aufgaben übers Jahr.
Basic buchen
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Ihr Material oft entnommen und nicht erfasst wird.
  • Sie Eilbestellungen vermeiden möchten.
  • Mehrere Personen auf das Lager zugreifen.
  • Sie Material Aufträgen zuordnen wollen.

Eher nicht, wenn …

  • Sie mehrstufige Lager mit Chargen-, Verfall- und Seriennummernverfolgung benötigen.
  • Ihr Warenwirtschaftssystem bereits Lager und Bestellung abdeckt.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Lagerbestand verwalten

Wie vermeide ich, dass der Bestand ständig vom echten Lager abweicht?

Indem jede Entnahme direkt am Regal gebucht wird, mit einem Weg, der nur Sekunden dauert. Dazu helfen eindeutige Artikelnummern und monatliche Stichproben. Wer erst später eintragen muss, vergisst zwangsläufig einen Teil, und die Abweichungen summieren sich.

Wie lege ich Mindestbestände sinnvoll fest?

Multiplizieren Sie den durchschnittlichen Verbrauch pro Woche mit der Lieferzeit in Wochen und addieren Sie einen kleinen Sicherheitszuschlag. Beginnen Sie mit den zwanzig wichtigsten Artikeln und passen Sie die Werte nach einigen Monaten an die Erfahrung an.

Ist das ein Ersatz für ein Warenwirtschaftssystem?

Nein. Es ist eine einfache Lösung für Bestand und Entnahme. Brauchen Sie Verkauf, Einkauf, Buchhaltung und Lager verbunden, ist ein ERP (Software für Aufträge, Lager und Buchhaltung) geeigneter. Ein Export für Ihre Buchhaltung ist möglich.

Erhöhen mehrere Lagerstandorte den Aufwand der Lagerverwaltung?

Ja. Eine einfache Lagerverwaltung braucht im Musterbeispiel rund 100 Stunden; jeder weitere Standort bringt eigene Bestände, Umbuchungen und Rechte dazu. Wie viel mehr, schätzen wir im Erstgespräch. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung, ohne MWST; Zusatzstunden CHF 39.

Wie genau ist der Bestand im Alltag?

Er ist nur so genau wie die Buchungen. Deshalb gestalten wir die Entnahme so einfach, dass sie im Vorbeigehen passiert, und die Inventurfunktion deckt Abweichungen früh auf.

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