Beginnen Sie mit einer einfachen Lösung: ein gemeinsames Formular oder eine Tabelle, in die Mitarbeitende täglich ihre Zeiten eintragen. Wenn Sie Zuschläge, Projekte, Freigabe und Schweizer Arbeitszeitregeln abbilden müssen, lohnt sich eine eigene Zeiterfassung. Eine solche Lösung zum Ein- und Ausstempeln mit Projektbuchung umfasst bei ready4future ICT rund 100 Arbeitsstunden; Ihre Rechtsvorgaben klären Sie mit einer Fachperson.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Auf der Baustelle, im Verkauf oder in der Werkstatt hat niemand Lust, Stunden zu erfassen. Also wird später geschätzt. Das Büro sammelt Zettel ein, tippt sie ab und rechnet nach, und die Fehler bemerkt man erst, wenn Lohn oder Rechnung nicht stimmen.
Wer seine Stunden am Monatsende rekonstruiert, schätzt eher, als dass er weiss. Dadurch stimmen weder Aufträge noch Löhne genau, und das Vertrauen in die Zahlen sinkt auf beiden Seiten.
Pausen, Zuschläge, Überzeit und Ferienguthaben werden von Hand gerechnet. Jede Person im Büro rechnet leicht anders, und Fehler fallen oft erst bei Rückfragen der Mitarbeitenden auf.
Die Arbeitszeit steht in der einen Liste, die Projekte in einer anderen. Wer wissen will, was ein Auftrag gekostet hat, muss beides zusammenbringen, und das passiert meist nur bei Reklamationen.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Ein Formular in Microsoft Forms oder Google Formulare schreibt jeden Tag eine Zeile in eine gemeinsame Tabelle. Mit Auswahlfeldern für Projekt und Tätigkeit sowie einer Auswertung über Pivot-Tabellen kommen Sie weit.
Zeiterfassungsprogramme gibt es von der Stempeluhr-App bis zur Lohnbuchhaltungs-Anbindung. Achten Sie auf Schweizer Regeln, Export an Ihre Lohnstelle und darauf, wo die Daten gespeichert werden.
Eine Zeiterfassung nach Ihren Regeln: Projekte, Tätigkeiten, Zuschläge und Freigabe durch Vorgesetzte, mit Export an Lohn und Rechnung. Erfassen geht am Handy, im Browser oder per Terminal.
Fragen Sie Ihre Treuhandstelle oder Ihren Verband, welche Arbeitszeitvorgaben für Ihren Betrieb gelten, etwa zur Aufbewahrung der Daten. Das bestimmt, was Ihre Lösung leisten muss.
Notieren Sie je Mitarbeitergruppe, wie die Arbeitszeit gerechnet wird: Pausen, Zuschläge, Überzeit, Jahresarbeitszeit. Nehmen Sie auch die Ausnahmen auf, die heute nur im Kopf der Büroleiterin stecken.
Entscheiden Sie, ob Zeiten täglich, pro Auftrag oder beim Kommen und Gehen erfasst werden. Je näher an der Arbeit, desto genauer sind die Daten, aber desto mehr Disziplin braucht es.
Fragen Sie, in welchem Format Ihre Lohnstelle die Stunden braucht, etwa als Tabelle oder Datei. Eine saubere Übergabe erspart jede Handarbeit am Monatsende und vermeidet Tippfehler.
Führen Sie die digitale Erfassung zuerst in einem Team ein und vergleichen Sie einen Monat lang mit den Zetteln. Stimmen die Zahlen, folgen die anderen Teams.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen eine Zeiterfassung, die Ihre Regeln kennt und Stunden dort einsammelt, wo sie anfallen.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Start-Stopp oder nachträgliche Eingabe, mit Vorschlägen aus den letzten Projekten, am PC und Handy.
Zeit je Projekt, Kostenstelle oder Kundenauftrag, mit eigenen Tätigkeitsarten und Sätzen.
Vorgesetzte prüfen und genehmigen Wochen oder Monate; nach Freigabe sind die Zeilen gesperrt.
Gleitzeitsaldo, Überzeit und Zuschläge nach den Regeln Ihres Betriebs berechnet.
Stunden je Projekt und Person, Soll-Ist-Vergleich, Auslastung; als Ansicht oder Excel-Export.
CSV oder, soweit das Programm es zulässt, Schnittstelle (automatische Verbindung zwischen zwei Programmen) für Lohn und Rechnung, zum Beispiel Richtung Bexio oder Abacus.
Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.
Ein angenommenes Beispiel: eine Ingenieurfirma mit 22 Mitarbeitenden erfasst Stunden pro Projekt und Phase und rechnet teils nach Aufwand, teils pauschal ab.
Tätigkeiten, Sätze, Freigabeweg, Sollzeiten und Spezialfälle festhalten.
Erfassungsmaske und Wochenansicht, zwei Personen testen im Alltag.
Erfassung, Freigabe, Salden, Auswertungen, Rechte, Export.
Monatsabrechnung mit der bisherigen Tabelle vergleichen; zweite Person; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation der Regeln, Einführung, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Die Pflicht und ihre Ausnahmen hängen vom Betrieb und von Vereinbarungen ab, etwa ob eine vereinfachte Erfassung möglich ist. Wir geben keine Rechtsberatung. Klären Sie die Anforderungen mit Ihrem Verband, Treuhänder oder einer Fachperson, bevor Sie ein Werkzeug festlegen.
Für kleine Teams mit einfachen Regeln ja. Mit Auswahllisten, geschütztem Blatt und einer Pivot-Auswertung kommen Sie weit. Schwierig wird es bei Zuschlägen, Freigaben und Änderungsnachweis, denn eine Tabelle lässt sich leicht ändern, ohne dass es auffällt.
Wenn das Produkt Ihre Regeln abbildet, ist es die bessere Wahl. Eine eigene Lösung lohnt sich bei besonderen Regeln oder wenn Sie die Lizenzkosten pro Person vermeiden wollen. Im Erstgespräch rechnen wir das ehrlich nach.
In der Regel ja: rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Das Basic-Paket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung. Zusatzstunden kosten CHF 39; nicht bezogene Stunden verfallen. Aufwändig wird es bei vielen Sonderregeln, nicht bei vielen Personen.
Ja, entweder als Export in dem Format, das Ihr Programm einliest, oder über eine Schnittstelle, sofern Ihre Version sie anbietet. Welcher Weg realistisch ist, prüfen wir im Klärungsworkshop.
Mitarbeitende sollen Rapporte direkt vor Ort erfassen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigene Rapport-App im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Verfügbarkeit und Planung Ihrer Mitarbeitenden zentral verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten in Projekten im Überblick? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Einsätze nach Qualifikation und Abwesenheiten planen, ohne ständig abzugleichen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Mitarbeiterinfos, Formulare und Anträge zentral online verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Kunden sollen Aufträge und Dokumente selbst online einsehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Portal im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
