Wenn es um einfache Termine geht, genügt oft ein fertiger Buchungslink aus einem Kalenderprogramm oder einem Terminbuchungsdienst. Brauchen Sie Räume, Geräte, mehrere Angebote, Anzahlungen oder eigene Regeln, stossen solche Dienste an Grenzen. Dann lohnt sich ein Buchungssystem nach Mass. Bei ready4future ICT liegt ein solches System im Musterbeispiel bei rund 100 Arbeitsstunden.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Solange der Kalender nur im Büro liegt, kann nur im Büro gebucht werden. Jede Anfrage braucht ein Gespräch, mehrere Nachrichten und einen Blick auf verschiedene Listen. Das kostet Zeit und kann dazu führen, dass ein Termin doppelt vergeben wird oder interessierte Kundschaft gar nicht erst anfragt.
Telefon und Mail funktionieren nur zu Bürozeiten. Jede Buchung bindet Personal und endet oft in mehreren Nachrichten, bis ein Termin passt, und manche Interessierte geben vorher auf.
Personen, Räume und Geräte haben je eigene Kalender oder Listen. Wer eine Buchung annimmt, muss mehrere Quellen vergleichen und riskiert dabei Doppelbelegungen, die erst am Termin auffallen.
Ohne Bestätigung und Erinnerung per Mail oder SMS erscheinen mehr Leute nicht. Jeder ungenutzte Termin ist verlorene Zeit, die sich nicht mehr nachholen oder weitergeben lässt.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Ein Buchungslink aus Microsoft Bookings oder Google Kalender, der freie Zeitfenster zeigt. Sie legen Dauer, Pufferzeiten und Arbeitszeiten fest, das Programm verschickt Bestätigungen.
Es gibt Buchungsprogramme für Kurse, Behandlungen, Vermietung oder Events. Prüfen Sie Zahlungsanbindung, Mehrsprachigkeit, Stornoregeln und Datenschutz, und testen Sie die Buchung selbst auf dem Handy.
Ein Buchungssystem mit Ihren Angeboten, Räumen und Regeln: freie Zeiten sehen, buchen, bestätigen, erinnern und stornieren, alles im Browser und auf dem Handy, ohne Doppelbelegungen.
Listen Sie auf, was gebucht werden kann: Termine, Räume, Geräte, Kurse. Notieren Sie je Angebot Dauer, Vorlauf und Kapazität. Das ist die Grundlage jeder Lösung.
Schreiben Sie auf, bis wann storniert werden kann, ob Anzahlung nötig ist und wie viele Buchungen pro Person möglich sind. Unklare Regeln sorgen später für Streit.
Bringen Sie alle Kalender, die für die Buchung wichtig sind, an einen Ort. Solange freie Zeiten nur im Kopf oder auf Papier bekannt sind, kann kein System sie anbieten.
Entscheiden Sie, welche Nachrichten die Kundschaft erhält: Bestätigung, Erinnerung, Absage. Schreiben Sie die Texte einmal sorgfältig, damit sie freundlich, eindeutig und bei allen Angeboten gleich sind.
Öffnen Sie die Online-Buchung zuerst für ein Angebot und beobachten Sie vier Wochen lang, wie sie genutzt wird. Erweitern Sie erst danach auf alle Angebote.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen ein Buchungssystem, in dem Ihre Kundschaft freie Zeiten sieht, selbst bucht und automatisch Bestätigung und Erinnerung erhält.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Freie Zeiten oder Ressourcen werden live angezeigt; gebucht ist gebucht, Doppelbelegung ist ausgeschlossen.
Mindestdauer, Vorlaufzeit, Pausen zwischen Terminen, Sperrtage und Kombinationen von Ressourcen.
Mails nach der Buchung und vor dem Termin; Stornierung per Link, mit Ihren Fristen.
Kalender mit allen Buchungen, manuelle Einträge, Verschieben per Ziehen.
Das Formular erscheint auf Ihrer Seite im eigenen Design, ohne Umleitung.
Buchungsliste als Datei für Abrechnung und Buchhaltung, optional mit Preisen je Angebot.
Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.
Ein angenommenes Beispiel: ein Coworking-Betrieb mit zwei Sitzungszimmern und einem Workshopraum nimmt Buchungen heute per Mail entgegen.
Ressourcen, Zeiten, Regeln, Preise und Stornobedingungen festlegen.
Buchungsformular und Kalender zum Ausprobieren.
Verfügbarkeitslogik, Buchung, Mails, Kalender, Verwaltung, Website-Einbettung.
Gleichzeitige Buchungen, Zeitumstellung, Stornos testen; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Für einzelne Personen mit einfachen Terminen ja. Sobald Räume, Geräte, mehrere Angebote oder Zahlung ins Spiel kommen, wird es eng. Prüfen Sie zuerst die Bordmittel mit zwei, drei echten Buchungen, dann sehen Sie, was fehlt.
Indem alle Buchungen in einem einzigen System laufen, das freie und belegte Zeiten für jede Ressource kennt. Wird ein Termin gebucht, ist er für andere sofort gesperrt. Telefonische Buchungen müssen im selben System eingetragen werden, sonst ist der Schutz hinfällig.
Für einfache Termine sind fertige Tools oft ideal und günstiger. Ein eigenes System lohnt sich bei Ressourcenkombinationen, Spezialregeln oder dem Wunsch, Daten und Design selbst zu kontrollieren.
Ein Buchungssystem in der beschriebenen Grösse braucht rund 100 Stunden, die übrigen Stunden stehen für Anpassungen bereit. Eine Online-Zahlung wäre ein zusätzlicher Posten. Basic: 108 Stunden für CHF 3'588, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung, ohne MWST. Weitere Stunden kosten CHF 39, nicht bezogene Stunden verfallen.
Ein Abgleich in beide Richtungen ist möglich, aber aufwändiger; oft genügt, dass Buchungen als Termin in Ihren Kalender geschrieben werden. Was für Sie reicht, klären wir im Workshop.
Einsätze nach Qualifikation und Abwesenheiten planen, ohne ständig abzugleichen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Kunden sollen Aufträge und Dokumente selbst online einsehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Portal im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Formulare online erstellen, ausfüllen lassen und Antworten direkt weiterverarbeiten? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Kundenkontakte und Gespräche an einem Ort verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für kleine Firmen. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Wiederkehrende Büroabläufe automatisch abwickeln statt per Mail weiterleiten? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Verfügbarkeit und Planung Ihrer Mitarbeitenden zentral verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
