Für den Einstieg genügt oft eine gepflegte Liste in Excel oder SharePoint mit Kontakt, Datum und nächstem Schritt. Wenn mehrere Personen mit denselben Kunden arbeiten, braucht es ein gemeinsames CRM. Fertige CRM-Programme sind für kleine Teams oft umfangreicher als nötig. Ein schlankes CRM nach Mass umfasst bei ready4future ICT im Musterbeispiel rund 100 Arbeitsstunden.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
Kundenbeziehungen leben von Gedächtnis: Wer hat was zugesagt, wer meldet sich wann? In kleinen Firmen steckt dieses Wissen in einzelnen Köpfen, Notizbüchern und Postfächern. Das funktioniert, bis jemand ausfällt, ein Kunde unerwartet anruft oder ein Angebot nach dem Nachfassen im Sand verläuft.
Wer mit dem Kunden spricht, weiss die Geschichte. Aufgeschrieben ist sie meist nur in Bruchstücken. Fällt die Person aus oder wechselt sie, bleibt der Betrieb ohne Gedächtnis zurück.
Mails liegen in Postfächern, Notizen in Heften, Listen in Dateien. Jede dieser Quellen ist einzeln sinnvoll, aber niemand kann sie in einem Blick zusammen auswerten.
Wer erinnert sich, den Kunden nach zwei Wochen nochmals anzurufen? Ohne Aufgaben und Fristen im System ist das Zufall, und gute Anfragen versanden, ohne dass es jemand bemerkt.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Eine einzige Kontaktliste in Excel, SharePoint oder Microsoft Lists mit Kunde, Ansprechperson, letztem Kontakt, Notiz und nächstem Schritt samt Datum. Die Regel: Jedes Gespräch wird am selben Tag dort festgehalten.
Es gibt viele CRM-Programme, von einfachen Adressverwaltungen bis zu grossen Systemen. Beginnen Sie mit einer kleinen Auswahl, testen Sie mit echten Kunden, und achten Sie auf Mailanbindung, Export und Datenstandort.
Ein schlankes CRM mit Kontakten, Gesprächsnotizen, Aufgaben und Stand jeder Kundenbeziehung, genau so, wie Sie verkaufen und betreuen. Ohne den Ballast grosser Systeme, aber mit Ihren Begriffen.
Sammeln Sie alle Kontaktquellen an einem einzigen Tag zusammen: Excel, Mail-Adressbuch, Visitenkarten, Notizhefte. Entscheiden Sie danach gemeinsam im Team in Ruhe, welche Angaben künftig wirklich gebraucht werden.
Legen Sie eine einzige gemeinsame Liste an und räumen Sie Dubletten aus. Die Qualität dieser Basis entscheidet über den Erfolg jedes späteren Programms, ob gekauft oder selbst gebaut.
Vereinbaren Sie, dass jedes Kundengespräch binnen eines Tages in drei Sätzen notiert wird: was besprochen wurde, was vereinbart ist und was als Nächstes folgen soll.
Tragen Sie zu jedem offenen Kontakt ein Datum für den nächsten Schritt ein und prüfen Sie wöchentlich die Liste nach überfälligen Einträgen. Das allein hebt viele Chancen.
Halten Sie nur fest, was für die Kundenbeziehung nötig ist, und regeln Sie, wer Zugriff hat. Personendaten gehören nicht in private Notizen auf privaten Geräten.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen ein schlankes CRM, das Kontakte, Gespräche und Aufgaben zusammenführt, ohne Ihr Team mit Funktionen zu überfrachten.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Personen mit ihren Firmen, Rollen und Beziehungen; Import aus Ihren Adresslisten und Outlook-Exporten.
Notizen zu Telefonaten und Besuchen, schnell erfasst, mit Datum und Verfasser, chronologisch sichtbar.
«In zwei Wochen nachfassen» wird zur Aufgabe mit Erinnerung, damit nichts versandet.
Interessenten und Chancen nach Stufen, mit einfachem Überblick, wo was hängt.
Wichtige Mails den Kontakten zuordnen, auf Wunsch über eine Weiterleitungsadresse.
Aktivität je Person, offene Chancen, Kunden ohne Kontakt seit langer Zeit.
Sie schildern die Aufgabe, Lernende setzen sie um, eine zweite Person prüft, Sie nehmen ab.
Ein angenommenes Beispiel: ein Weiterbildungsanbieter mit 8 Personen betreut Firmenkunden und führt die Kontakte heute in einer gemeinsamen Excel-Liste.
Welche Daten, welche Stufen, welche Auswertungen; Altdaten sichten.
Kontaktansicht und Pipeline mit Testdaten, Rückmeldung des Verkaufs.
Kontakte, Notizen, Aufgaben, Pipeline, Import, Rollen.
Datenübernahme prüfen (Doppelte, fehlende Felder), zweite Person, Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Einführung für das Team, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Wenn mehr als eine Person mit denselben Kunden arbeitet oder Sie Anfragen systematisch nachfassen wollen, ja, in irgendeiner Form. Das kann zuerst eine saubere Liste sein. Ein Programm lohnt sich, sobald Aufgaben, Erinnerungen und Auswertungen wichtig werden.
Der grösste Aufwand liegt in Datenübernahme, Bereinigung und Gewöhnung. Rechnen Sie mit mehreren Wochen, in denen beide Systeme parallel laufen. Achten Sie schon bei der Auswahl darauf, dass sich Daten sauber exportieren lassen, damit ein späterer Wechsel nicht zur Hürde wird.
Wenn Sie einen speziellen Ablauf haben, wenig Funktionen brauchen und Lizenzen pro Person sparen wollen. Passen die Standardprodukte, sind sie oft günstiger und schneller. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen.
In der Regel ja: Ein CRM in der beschriebenen Grösse braucht rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Weiterentwicklungen wie eine Mailanbindung folgen bei Bedarf. Das Basic-Jahrespaket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 (zwölf volle Monate ab Bestellung, keine MWST). Zusatzstunden kosten CHF 39.
In der Regel ja. Wir importieren Ihre Excel- oder CSV-Listen, erkennen Doppelte und markieren Unklares zur Klärung durch Sie. Bei der Abnahme vergleichen wir die Zahl der Einträge vorher und nachher, damit Lücken auffallen. Echte Kundendaten verwenden wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.
Kunden sollen Aufträge und Dokumente selbst online einsehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Portal im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Alle laufenden Aufträge im Betrieb im Überblick behalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung für kleine Firmen. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Kunden sollen Termine oder Angebote selbst online buchen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes System im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Verfügbarkeit und Planung Ihrer Mitarbeitenden zentral verwalten? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Mitarbeitende sollen Rapporte direkt vor Ort erfassen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigene Rapport-App im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Wiederkehrende Büroabläufe automatisch abwickeln statt per Mail weiterleiten? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
