Ist ein Dokumentenportal sicherer als E-Mail?
In der Regel ja, wenn es sauber gebaut ist: Die Datei bleibt an einem kontrollierten Ort, Zugriffe sind auf berechtigte Personen beschränkt und werden protokolliert, und die Verbindung ist verschlüsselt. Anhänge in Mails dagegen sind nach dem Versand nicht mehr unter Ihrer Kontrolle.
Wie lange sollen geteilte Dokumente zugänglich bleiben?
So kurz wie nötig. Für einmalige Übergaben genügt ein Link mit Ablauf nach wenigen Tagen, für laufende Zusammenarbeit ein Zugang, der mit dem Ende der Beziehung gesperrt wird. Vorgaben zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.
Reicht nicht SharePoint oder ein Laufwerk?
Wenn Ihre Leute SharePoint beherrschen und pflegen, ist es oft die richtige Wahl. Ein eigenes Portal lohnt sich, wenn Externe Zugang erhalten sollen, wenn Aufbau und Bedienung einfach sein sollen oder wenn Sie Lizenzkosten pro Person vermeiden wollen.
Ist die Archivierung nach gesetzlichen Fristen im Dokumentenportal enthalten?
Nein. Das Dokumentenportal mit Suche, Versionen und Zugriffsrechten braucht rund 100 Stunden; eine Archivierung nach gesetzlichen Fristen ist darin nicht enthalten. Das Basic-Jahrespaket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 (zwölf volle Monate ab Bestellung, keine MWST). Zusatzstunden kosten CHF 39; nicht bezogene Stunden verfallen.
Können Externe Zugang erhalten?
Das ist möglich, mit eigenem Konto und Rechten nur für ihre Dokumente. Einladung per Mail, persönlicher Zugang; wir sehen keine Passwörter. Für Mitarbeitende kann die Anmeldung über Microsoft 365 laufen. Echte Dokumente verarbeiten wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.
