Für den Anfang genügt oft ein Intranet-Bereich in Microsoft 365 oder Google Workspace mit Formularen für Ferien- und Spesenanträge. Wenn Anträge mehrstufig freigegeben werden, persönliche Daten geschützt bleiben müssen und alles an einem Ort auffindbar sein soll, lohnt sich ein eigenes Mitarbeiterportal. Für ein solches Portal mit Anträgen und Rollen rechnen wir bei ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden.
Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten
So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.
In kleinen Firmen gibt es selten ein HR-System. Informationen und Formulare entstehen nach Bedarf und landen im Chat, in Mails oder auf dem Laufwerk. Wer etwas braucht, fragt nach. Das funktioniert bei zehn Leuten, wird aber mühsam, sobald Neue dazukommen oder die Personalstelle nur Teilzeit arbeitet.
Reglemente liegen auf dem Laufwerk, Formulare in Mails, Neuigkeiten im Chat. Mitarbeitende wissen nicht, wo sie nachsehen sollen, also fragen sie nach und binden damit die Personalverantwortlichen.
Ohne festen Antragsweg geht Verbindlichkeit verloren. Es ist unklar, wer genehmigt hat, ob der Antrag angekommen ist und was der aktuelle Saldo ist, wenn mehrere Listen existieren.
Lohn- und Personaldaten in allgemein zugänglichen Ordnern sind ein Risiko. Ohne abgestufte Rechte sieht jede Person mehr, als sie müsste, und niemand bemerkt es, bis etwas passiert.
Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.
Richten Sie eine zentrale Seite in SharePoint oder einem Teams-Kanal ein, mit Reglementen, Formularen und Ansprechpersonen. Ferienanträge gehen über Microsoft Forms an eine feste Adresse.
HR-Programme für kleine und mittlere Firmen enthalten oft Absenzen, Dokumente und Anträge. Achten Sie auf Schweizer Besonderheiten wie Arbeitszeitregeln, Lohndatenexport und den Speicherort der Daten.
Ein internes Portal mit Anmeldung, in dem Mitarbeitende Dokumente finden, Anträge stellen und ihre Salden sehen. Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, und die Personalstelle hat den Überblick.
Notieren Sie einen Monat lang, wonach Mitarbeitende am häufigsten fragen: nach einem Formular, dem Ferienstand oder einer Ansprechperson? Genau das sind die ersten Inhalte, die ein Portal liefern sollte.
Sammeln Sie alle Reglemente, Formulare und Merkblätter, werfen Sie Veraltetes weg und geben Sie jedem Dokument eine verantwortliche Person. Ein Portal voller Altlasten wird schnell wieder gemieden.
Bestimmen Sie für Ferien, Spesen und Absenzen, wer eingibt, wer genehmigt und wer informiert wird. Zeichnen Sie den Weg einmal auf, bevor Sie ihn digital abbilden.
Legen Sie fest, was alle sehen, was nur Vorgesetzte und was nur die Personalstelle sehen darf. Heikle Angaben gehören nie in die allgemeine Ablage, auch nicht vorübergehend.
Führen Sie das Portal zuerst in einer Abteilung ein und holen Sie nach einem Monat Rückmeldungen. So finden Sie heraus, was fehlt, bevor alle damit arbeiten.
Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.
Wir bauen ein Mitarbeiterportal, in dem Ihr Team Unterlagen findet, Anträge stellt und Antworten bekommt, ohne nachzufragen.
Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.
Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20
Der Zugang läuft über das Microsoft-365-Konto, sodass keine neuen Passwörter nötig sind.
Spesen, Material, Ferienwunsch oder Kurs online ausfüllen; Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick.
Weisungen, Merkblätter und Ansprechpersonen, mit Suche und Datum der letzten Aktualisierung.
Neuigkeiten und wichtige Hinweise, mit Bestätigung «gelesen» bei verbindlichen Informationen.
Jede Person sieht ihre offenen Anträge und deren Stand.
Texte und Dokumente ändert die Personalabteilung selbst in einer einfachen Verwaltung.
Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.
Ein angenommenes Beispiel: ein Betrieb mit 70 Mitarbeitenden, davon die Hälfte im Aussendienst, will Anträge und Weisungen zentral anbieten.
Die zwanzig häufigsten Fragen sammeln, Antragsarten und Genehmigungswege festhalten.
Startseite, Antragsmaske und Wissensbereich zum Anklicken.
Anmeldung, Anträge mit Genehmigung, Wissensseiten, Mitteilungen, Verwaltung.
Test mit Personen aus Büro und Aussendienst; Rechte prüfen; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.
Dokumentation, Anleitung für die Personalabteilung, Abnahmedokument.
Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.
Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.
Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.
Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Für kleine Firmen reicht meist ein Portal mit Dokumenten und einigen Anträgen. Ein vollständiges HR-System lohnt sich, wenn Sie Lohn, Zeiterfassung, Bewerbungen und Personalentwicklung gemeinsam führen wollen. Beginnen Sie mit dem, was heute am meisten Nachfragen auslöst.
Mit Rollen und Rechten: Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Angaben, Vorgesetzte jene ihres Teams, die Personalstelle den Rest. Zugriffe werden festgehalten, Verbindungen sind verschlüsselt. Entwickelt wird mit erfundenen Testdaten; mit echten Personaldaten arbeiten wir erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.
Das hängt weniger von der Zahl der Mitarbeitenden ab als davon, wie verteilt Ihr Team arbeitet. Mit mehreren Standorten oder Aussendienst lohnt sich ein Portal eher, weil Infos und Anträge sonst leicht verloren gehen. Wenn ein Ordner mit klaren Namen reicht, sagen wir das und raten vom Projekt ab.
In der Regel ja: rund 100 Stunden, Besprechungen, Prüfung und Übergabe eingerechnet; verbindlich schätzen wir im Erstgespräch. Das Basic-Paket umfasst 108 Stunden für CHF 3'588 ohne MWST, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung. Zusatzstunden kosten CHF 39; nicht bezogene Stunden verfallen. Zusätzliche Antragsarten lassen sich später mit wenigen Stunden ergänzen.
In der Regel ja. Die Anmeldung läuft über Ihr Firmenkonto; beim Austritt einer Person sperrt die Deaktivierung in Microsoft 365 auch den Portalzugang. Das setzt voraus, dass Sie diese Anbindung freigeben.
Kunden sollen Aufträge und Dokumente selbst online einsehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Portal im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Formulare online erstellen, ausfüllen lassen und Antworten direkt weiterverarbeiten? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Rechnungen und Anträge digital zur Freigabe weiterleiten, ohne dass sie im Postfach liegen? Selbsttest, drei Wege und Anleitung. Ab CHF 3'588 im Jahrespaket.
Einsätze nach Qualifikation und Abwesenheiten planen, ohne ständig abzugleichen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Wichtige Kennzahlen Ihrer Firma an einem Ort sehen? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Eigenes Dashboard im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden digital erfassen statt auf Papier? Selbsttest, drei Wege im Vergleich und Anleitung. Im Jahrespaket ab CHF 3'588.
Schildern Sie uns in ein paar Sätzen, was bei Ihnen hängen bleibt. Wir sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg passt – auch wenn es nicht unserer ist.
Microsoft 365, SharePoint, Copilot, Excel, Bexio, Abacus, WhatsApp und weitere Namen sind Marken ihrer Inhaber. ready4future ICT ist kein offizieller Partner dieser Anbieter.
Lieber anrufen: +41 (0)62 561 67 20 · Mo–Fr, 9.00–12.00 und 13.30–17.00 Uhr · Alpasana GmbH, Farbweg 18, 5745 Safenwil
