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Problem lösen · Freigaben

Rechnungen digital freigeben: Wie bleiben Rechnungen und Anträge nicht mehr in Postfächern liegen?

Für einfache Fälle genügt eine Freigabe per Microsoft Teams oder SharePoint, je nach Lizenz, mit festen Genehmigenden und einer Frist. Wenn mehrere Stufen, Beträge, Vertretungen und ein nachvollziehbarer Nachweis nötig sind, ist eine Freigabesoftware nach Mass sinnvoll. Im Musterbeispiel rechnet ready4future ICT mit rund 100 Arbeitsstunden. Buchhalterische Vorgaben klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.

Wenn Sie es nicht selbst machen wollen: CHF 3'588 für zwölf Monate, dafür 108 Arbeitsstunden (oder 12 × CHF 299). Nicht genutzte Stunden verfallen. Mehr zu den Kosten

Selbsttest · 30 Sekunden

Kennen Sie das? Haken Sie an, was bei Ihnen zutrifft

So lesen Sie das Ergebnis: 0–1 Treffer: kein dringender Handlungsbedarf – die Anleitung unten hilft trotzdem. 2–3 Treffer: Weg 1 oder 2 prüfen. 4–5 Treffer: Prüfen Sie Weg 2 und 3 – im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob sich eine Lösung nach Mass lohnt.

Warum das passiert

Wer hat das eigentlich freigegeben?

Freigaben sind Vertrauenssache und müssen trotzdem nachvollziehbar sein. Läuft alles über Mails und mündliche Zusagen, verliert man schnell den Überblick: Wer hat schon gesehen, wer fehlt noch, wer hat zugestimmt? Eine Rechnung kann so lange liegen bleiben, dass die Zahlungsfrist abläuft, und niemand fühlt sich verantwortlich.

Der Weg ist nicht festgelegt

Wer für welchen Betrag freigeben darf, steht in keiner einheitlichen Regel, sondern in der Erinnerung einzelner Personen. Rechnungen laufen deshalb bei jedem Mal anders und manchmal im Kreis.

E-Mail hat keinen Status

Ein Postfach zeigt nicht, wer als Nächstes dran ist, und erinnert nicht von selbst. Wenn jemand nicht reagiert, merkt es der Absender erst, wenn die Zahlungsfrist drängt.

Nachweise sind schwer zu führen

Wer wann zugestimmt hat, ist in Mails und Chats verteilt. Für Revision, Treuhänder oder interne Kontrolle muss man diesen Weg mühsam rekonstruieren, und manchmal fehlt ein Glied ganz.

Drei Wege zur Lösung – ehrlich verglichen

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Nicht jedes Problem braucht neue Software. Die drei Wege im Vergleich – wir empfehlen nicht immer uns.

Weg 1

Selbst mit Bordmitteln

Eine Genehmigungsfunktion in Microsoft Teams oder SharePoint mit festgelegten Genehmigenden. Rechnungen werden in einem zentralen Ordner abgelegt, die Freigabe erfolgt mit Frist und Erinnerung, die Entscheide bleiben sichtbar.

Sinnvoll, wenn
Bei wenigen Freigabestufen und einem überschaubaren Volumen.
Grenzen
Keine betragsabhängigen Regeln ohne zusätzlichen Aufwand, Vertretungen umständlich, und Auswertungen entstehen von Hand.
Aufwand
Wenige Tage Einrichtung, ohne Zusatzkosten bei passenden Lizenzen.
Weg 2

Fertige Software

Rechnungs- und Belegworkflows bietet manche Buchhaltungslösung (zum Beispiel Bexio oder Abacus) bereits an, daneben gibt es eigene Freigabeprogramme. Prüfen Sie Regeln nach Betrag, Vertretung, Nachweis und Export in die Buchhaltung.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihre Buchhaltung eine Freigabe mitbringt und Ihre Regeln dazu passen.
Grenzen
Gebühren pro Nutzer, und Sonderregeln wie mehrere Kostenstellen sind je nach Programm schwer umsetzbar.
Aufwand
Einige Wochen für Einrichtung und Schulung, danach laufende Gebühren.
Weg 3

Lösung nach Mass

Eine Freigabesoftware, die Anträge und Belege durch Ihre Stufen führt: nach Betrag und Zuständigkeit, mit Vertretung, Frist und Erinnerung. Jeder Entscheid wird mit Datum und Person festgehalten.

Sinnvoll, wenn
Wenn Ihre Freigaberegeln eigen sind und der Nachweis nachvollziehbar sein soll.
Grenzen
Regeln und Vertretungen müssen vorab eindeutig beschrieben sein, und die Beteiligten müssen sich daran halten.
Aufwand
Rund 100 Arbeitsstunden für eine Freigabe mit Stufen, Vertretung und Nachweis.
So machen wir das
Schritt für Schritt

So gehen Sie vor – egal, welchen Weg Sie wählen

  1. 1

    Freigaberegeln aufschreiben

    Notieren Sie, wer bis zu welchem Betrag allein freigeben darf und ab wann eine zweite Person nötig ist. Regeln, die nur mündlich gelten, schaffen im Alltag Streit.

  2. 2

    Vertretungen bestimmen

    Legen Sie für jede genehmigende Person eine Vertretung fest und bestimmen Sie, wann sie greift. Ein Ablauf, der bei Abwesenheit stillsteht, ist im Alltag nicht tragbar und lädt zu Umgehungen ein.

  3. 3

    Fristen vereinbaren

    Setzen Sie eine Frist, innerhalb der freigegeben wird, und bestimmen Sie, wer nachfasst, wenn sie abläuft. Zahlungsfristen dürfen nicht an einem vergessenen Klick oder einer Abwesenheit scheitern.

  4. 4

    Nachweis definieren

    Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle, was festgehalten werden muss: wer, wann, mit welchem Ergebnis. Das beeinflusst jede spätere Lösung und sollte deshalb schriftlich vorliegen, bevor Sie bauen.

  5. 5

    Einen Beleg als Test nehmen

    Spielen Sie zehn echte Belege im neuen Ablauf durch, bevor Sie ihn offiziell einführen. Jede Stelle, an der jemand rückfragt oder umgeht, sollten Sie noch verbessern.

Vorbereitungsblatt zum Ausdrucken

Diese Fragen sollten Sie beantworten, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen

  1. Welche Belege und Anträge brauchen eine Freigabe?
  2. Wer gibt bis zu welchem Betrag frei?
  3. Wer vertritt bei Abwesenheit?
  4. Was muss nachweisbar festgehalten werden?
  5. Wie hängt die Freigabe mit der Buchhaltung zusammen?

Mit diesen Antworten bekommen Sie von jedem Anbieter eine bessere Einschätzung – auch von uns.

Weg 3 mit ready4future ICT

So wissen alle, wer am Zug ist und was entschieden wurde

Wir bauen eine Freigabesoftware, die Anträge und Belege nach Ihren Regeln weiterleitet und jeden Entscheid festhält.

Gebaut von Lernenden der Informatikmittelschule im Praxisjahr, bei der Alpasana GmbH in Safenwil angestellt. Eine zweite Person testet die Arbeit, eine erfahrene Fachperson prüft vor der Übergabe. Echte Personendaten bearbeiten wir erst nach einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung mit Ihnen.

Verantwortlich für Ihr Projekt und Ihre Fragen: Nataliya Fiechter, Geschäftsführerin Alpasana GmbH · Projektleitung ready4future · nataliya.fiechter@alpasana.ch · +41 (0)62 561 67 20

Antrag einreichen

Strukturierte Eingabe mit Betrag, Begründung und Anhängen; Pflichtangaben ersparen Rückfragen.

Genehmigungsstufen

Je nach Betrag, Art oder Abteilung eine, zwei oder drei Stufen, mit Regeln wie «ab CHF 5'000 zusätzlich Geschäftsleitung».

Entscheid per Klick

Genehmigen, ablehnen oder Rückfrage direkt aus der Benachrichtigungsmail oder der Anwendung.

Stellvertretung und Erinnerung

Bei Abwesenheit springt die Vertretung ein; liegt ein Antrag zu lange, geht eine Erinnerung.

Verlauf und Nachweis

Jeder Schritt mit Person, Datum und Bemerkung; Export als PDF für Revision.

Übersichten

Offene Anträge, durchschnittliche Dauer, Anträge pro Abteilung.

Kurzfilm (Animation), 2 Minuten

Vom Auftrag bis zur Abnahme: So entsteht Ihre Lösung

Ein Auftrag von der Idee bis zur Abnahme – mit Blick ins Kundenportal, wo Sie Stand und Stunden sehen.

Musterprojekt (Rechenbeispiel) · rund 100 Stunden

Beispiel: ein Freigabeprozess in rund 100 Stunden

Ein angenommenes Beispiel: ein Gewerbebetrieb mit 50 Mitarbeitenden genehmigt Beschaffungen und Ferienanträge per Mail und will klare Regeln und Nachweise.

1

Regeln klären · 10 Std.

Antragsarten, Stufen, Grenzwerte, Stellvertretungen.

2

Prototyp · 15 Std.

Antrag und Entscheid ausprobieren mit realistischen Beispielen.

3

Umsetzen · 46 Std.

Anträge, Stufenlogik, Mails, Vertretung, Verlauf, Übersichten, Export.

4

Prüfen · 19 Std.

Sonderfälle und Abwesenheiten durchspielen, Rechte testen; Prüfung durch eine erfahrene Fachperson.

5

Übergeben · 10 Std.

Dokumentation der Regeln, Schulung, Abnahmedokument.

Angenommenes Beispiel, kein Kundenprojekt und kein Festpreis. Zum Vergleich: Unser eigenes Rapportierungs-Tool und unser Tool für die Mitarbeiterplanung entstanden mit KI-Unterstützung in je rund 100 erfassten Arbeitsstunden. Den Aufwand für Ihr Vorhaben schätzen wir im Erstgespräch.

Kosten

Was kostet das – und ist das ein Abo?

Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern ein Jahrespaket Arbeitsstunden. Ein Vorhaben von rund 100 Stunden passt in der Regel ins Basic-Paket. Die Alpasana GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MWST erhoben.

  • Verbindlich: zwölf volle Monate ab dem Tag Ihrer Bestellung; danach endet das Paket von selbst.
  • Stunden verfallen: was am Ende nicht bezogen ist, verfällt – lieber kleiner starten.
  • Kein Festpreis, kein fester Termin: Aufwand und Zeitrahmen schätzen wir vor dem Start mit Ihnen.
Für den Einstieg
Basic
3'588.– CHF / 12 Monate
108 Stunden · oder 12 × CHF 299 · rund CHF 33 pro Stunde, wenn Sie alle Stunden beziehen
Für kleinere Betriebe, Schulen und Institutionen mit einzelnen Aufgaben übers Jahr.
Basic buchen
Standard
4'788.– CHF / 12 Monate
156 Stunden · oder 12 × CHF 399 · rund CHF 31 pro Stunde bei vollem Bezug
Wenn regelmässig etwas ansteht.
Standard buchen
Premium
5'988.– CHF / 12 Monate
216 Stunden · oder 12 × CHF 499 · rund CHF 28 pro Stunde bei vollem Bezug
Für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Premium buchen

Die Stunden teilen Sie frei ein; Besprechungen, Prüfung und Übergabe zählen mit. Mehr Stunden gibt es bei Bedarf als Zusatzstunden zu CHF 39 (teurer als im Paket), nur nach Ihrer Freigabe. Ein Wechsel auf ein grösseres Paket ist während der Laufzeit möglich, solange Kapazität frei ist. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch uns zustande: «Buchen» öffnet das Bestellformular, dort sehen Sie alles nochmals mit Enddatum, bevor Sie verbindlich bestellen. Details: Nutzungsbedingungen.

Ehrlich gesagt

Wann das zu Ihnen passt – und wann nicht

Passt gut, wenn …

  • Anträge heute per Mail oder Papier laufen.
  • Es klare Betragsgrenzen oder Zuständigkeiten gibt.
  • Sie Nachweise über Entscheide benötigen.
  • Abwesenheiten Freigaben regelmässig blockieren.

Eher nicht, wenn …

  • Ihre Genehmigungsregeln noch nicht abgesprochen sind und jede Abteilung etwas anderes will.
  • Sie rechtsverbindliche Unterschriften mit qualifizierter Signatur verlangen; das ist ein eigenes Thema.

Dann sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.

Häufige Fragen

Fragen zu: Rechnungen freigeben

Wann ist eine digitale Freigabe rechtlich ausreichend?

Das hängt vom Dokument und den geltenden Vorgaben ab, etwa für Buchhaltung und Aufbewahrung. Wir geben keine Rechtsberatung. Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle oder Revisionsstelle, welche Nachweise nötig sind, und bauen Sie den Ablauf danach auf.

Was tun, wenn eine genehmigende Person längere Zeit abwesend ist?

Hinterlegen Sie vorab eine Vertretung, die automatisch greift, oder lassen Sie eine Freigabe nach Ablauf einer Frist an die nächste Stufe eskalieren. Ohne solche Regeln bleiben Belege liegen. Wichtig ist, dass die Vertretung bekannt ist und im System nachvollziehbar bleibt.

Ist ein digitaler Genehmigungsentscheid nachweisbar?

Das System protokolliert Person, Zeitpunkt und Bemerkung. Ob das für Ihre Zwecke, etwa Revision oder Vertragsrecht, ausreicht, klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle oder Rechtsberatung; wir geben keine rechtliche Zusage.

Was verteuert einen Freigabeprozess?

Ein Freigabeprozess in der beschriebenen Grösse braucht rund 100 Stunden. Mehr Antragsarten oder Sonderregeln erhöhen den Aufwand. Im Basic-Jahrespaket kosten 108 Stunden CHF 3'588, Laufzeit zwölf volle Monate ab Bestellung, ohne MWST; Zusatzstunden CHF 39. Nicht bezogene Stunden verfallen.

Können Genehmigungen direkt aus E-Mail erfolgen?

Das ist möglich, wenn Sie wollen, mit einem sicheren Link in der Benachrichtigung. Alternativ melden sich die Verantwortlichen an. Wir empfehlen den Link nur für unkritische Anträge und eine Anmeldung bei hohen Beträgen.

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